Millones de personas usan Microsoft Outlook para administrar su correo electrónico y calendario, tanto en el trabajo como en el hogar. Eso es un testimonio de su utilidad, pero la verdad es que pocas personas realmente saben cómo aprovechar al máximo sus características.

Aprender algunos trucos simples puede ahorrarle tiempo, ayudarlo a trabajar de manera más eficiente e incluso sincronizar su hogar y su vida laboral. Estos consejos están orientados a Outlook 2013, 2016, 2019 y Microsoft 365, pero muchos también se aplican a versiones anteriores de Outlook.

Sugerencia n.º 1: elimine la escritura repetitiva con Quick Parts

Si necesita escribir regularmente un bloque de texto estándar, puede guardarlo como una "Parte rápida" para insertarlo fácilmente en sus correos electrónicos.

  1. Resalte el texto en la ventana del editor.
  2. Haga clic en la pestaña "Insertar" para desplegar el menú de cinta.
  3. Seleccione "Piezas rápidas" y elija Guardar selección en la galería de piezas rápidas".
  4. Haga clic en "Aceptar" en el marco emergente para guardar la nueva frase de Quick Part.

En el futuro, cuando comience a escribir el mismo bloque de texto, verá que aparece como una sugerencia. Presione "regresar" para insertar el texto completo. También puede seleccionar su frase con el mouse usando el menú desplegable "Partes rápidas" . Haga clic con el botón derecho en él para ver las opciones de ubicación, o edite y administre Quick Parts y otros "bloques de construcción".

Consejo #2: Escriba un mensaje para entregarlo en el futuro

Si tiene algunas noticias o mensajes que no desea compartir de inmediato, Outlook le permite aplazar la entrega hasta un momento específico.

  1. Escriba su correo electrónico y agregue su destinatario. Prepara todo para enviarlo como lo harías normalmente.
  2. Haga clic en la pestaña "Opciones". Aparecerá un menú desplegable debajo de él.
  3. Haga clic en "Retrasar la entrega" o seleccione el icono de flecha pequeña en el cuadro " Enviar"  , según su versión de Outlook y su sistema operativo.
  4. En el cuadro emergente, elija la fecha y la hora en que desea que el destinatario reciba el correo electrónico y luego haga clic en "Cerrar" o "Enviar", según la versión de Outlook y el sistema operativo.
  5. Haga clic en "Enviar" cuando haya terminado.
  6. Si está utilizando un servidor de Exchange, ahora puede cerrar Outlook. Si está utilizando POP o IMAP, deberá dejar la aplicación abierta hasta que haya transcurrido el tiempo de envío especificado.

También puede actualizar la fecha y la hora o eliminar el mensaje por completo antes de que se envíe. Visite la carpeta "Borradores" y haga clic en "Cancelar envío". Luego puede volver a crear el mensaje y enviarlo en una nueva fecha u hora.

Consejo #3: Cree una Carpeta para Búsquedas Comunes

Siempre puede buscar en la carpeta actual escribiendo palabras o frases en el campo de búsqueda, que se encuentra arriba de la lista de mensajes. Sin embargo, para los términos buscados con frecuencia, puede simplificar el trabajo con una carpeta "Buscar" .

Vaya a la pestaña "Carpeta" y haga clic derecho en "Buscar carpeta" para crear una. Elija entre una variedad de plantillas (correo electrónico de personas específicas, correo marcado como importante, etc.) o configure sus propios criterios utilizando la opción "Crear una carpeta de búsqueda personalizada" .

Su nueva carpeta de búsqueda aparece en el panel de carpetas en el lado izquierdo de la ventana de Outlook; haga clic en él para ver los mensajes que cumplen con las condiciones seleccionadas. Haga clic derecho y seleccione "Renombrar carpeta" para darle un nombre conveniente.

Consejo n.º 4: automatice las tareas recurrentes con pasos rápidos

Si se encuentra realizando regularmente una tarea en particular, como reenviar un correo electrónico entrante a un colega o invitar a un grupo de destinatarios a una reunión, los Pasos rápidos pueden ahorrarle tiempo. Encontrará un conjunto de Pasos rápidos predefinidos en el medio de la pestaña Inicio , pero el verdadero poder de la función radica en definir los suyos propios.

Haga clic en la flecha desplegable y seleccione "Nuevo paso rápido" para crear una secuencia personalizada de acciones que pueden categorizar, mover, marcar y eliminar mensajes con un solo toque del mouse.

Al hacer clic en la flecha desplegable, que se encuentra en la sección inferior derecha dentro del grupo de la cinta "Pasos rápidos" , se abre un cuadro de diálogo desde el que puede duplicar y editar accesos directos para que pueda crear una variedad de variaciones en un tema.

Consejo #5: Ordene su correo con reglas y formato condicional

El menú desplegable 'Reglas' en la sección 'Mover' de la pestaña 'Inicio' brinda opciones para crear y administrar reglas para procesar automáticamente los mensajes a medida que llegan. Si selecciona un mensaje antes de hacer clic, se le ofrecerá crear una regla que afecte a mensajes similares. Seleccione "Crear regla" y tendrá la opción de establecer todo tipo de criterios para verificar, incluidos el remitente, el destinatario, el tamaño, la fecha, etc. También podrá elegir qué sucederá con los correos electrónicos que coincidan con los criterios establecidos.

Una función similar es el formato condicional , que encontrará al hacer clic en "Ver configuración" seguido de la pestaña "Ver" . Esto no mueve ni procesa los mensajes, pero muestra los correos electrónicos que coinciden con ciertos criterios en una fuente y color específicos, para que pueda detectarlos instantáneamente en su bandeja de entrada.

Consejo n.° 6: borre automáticamente los mensajes innecesarios

Si desea ahorrar espacio u ordenar un rastro de correo electrónico difícil de manejar, la herramienta Limpiar en Outlook 2013 y versiones posteriores puede ayudarlo. Analiza una conversación de correo electrónico completa y elimina cualquier mensaje que se haya citado en su totalidad dentro de un mensaje posterior; de esa manera, aún puede ver lo que se ha dicho revisando los mensajes posteriores.

Para usar Limpiar , haga clic en su menú desplegable en la pestaña "Inicio" y elija si desea ordenar una sola conversación o una carpeta completa. Para implementar un mayor control sobre su configuración, haga clic en el botón "Configuración" dentro de la alerta emergente para elegir qué tipo de mensajes deben eliminarse y cuáles deben dejarse solos.

Consejo #7: Delegue el acceso a su correo y calendario

Si una situación o evento en particular requiere que brinde acceso a la cuenta de Outllok a otra persona, puede permitir que otra persona administre temporalmente su bandeja de entrada y sus citas. Para configurar esto, abra la pestaña "Archivo" , luego haga clic en el menú desplegable "Configuración de la cuenta" y seleccione "Acceso delegado". Haga clic en "Agregar" e ingrese el nombre de la persona (o personas) a las que desea otorgar acceso.

Verá un conjunto de menús desplegables para los permisos. La configuración predeterminada le permite a su delegado acceder y actualizar su calendario y lista de tareas, mientras que el correo electrónico y los contactos permanecen privados. Puede ajustar los permisos a sus necesidades.

Nota: un delegado debe usar la misma versión de Outlook que usted y los elementos a los que desea que accedan deben estar almacenados en un servidor de Exchange. El delegado no tendrá acceso a su buzón que se encuentra en su disco duro.

Consejo n.° 8: Administre los recibos de lectura

Afortunadamente, Outlook se comporta lo suficientemente bien como para pedir permiso antes de enviar un recibo de lectura; puede personalizar aún más su comportamiento haciendo clic en la pestaña "Archivo" , abriendo "Opciones", seleccionando la vista "Correo" y desplazándose hacia abajo hasta la sección "Seguimiento" . Para configurar la frecuencia de las solicitudes de recibo enviadas, elija "siempre" o "nunca", o configure sus propios ajustes de solicitud de recibo.

Una opción útil es la capacidad de solicitar un recibo de entrega, que confirma que su correo electrónico ha llegado al servidor de correo del destinatario, sin insistir en una notificación cuando realmente se abre.

Consejo #9: Zonas horarias

Si viaja por trabajo, conocerá la frustración de las reuniones y citas en Outlook que aparecen en el momento local equivocado. Afortunadamente, puedes controlar las zonas horarias desde tu configuración. En "Archivo", busque "Opciones" y seleccione "Calendario" para abrir la configuración de su "Zona horaria" . Una vez que haya cambiado su zona horaria local, las marcas de tiempo del correo electrónico y las entradas del calendario se mostrarán con el desplazamiento adecuado.

También puede configurar una segunda zona horaria para que se muestre de modo que, por ejemplo, pueda realizar un seguimiento de la hora que es en casa, o ver qué hora es para sus colegas en el extranjero para asegurarse de que los alcance durante el horario de oficina y no t contactarlos en un momento inconveniente del día. Haga clic en "Cambiar zonas horarias" para cambiar fácilmente de una ubicación a otra.

Consejo #10: Use la función de notas adhesivas

Outlook incluye una función de notas adhesivas integrada para recordarle o tomar nota de información importante. Presione "Ctrl + Shift + N" desde cualquier lugar de la interfaz de Outlook para crear una nueva nota, que se puede arrastrar y colocar en cualquier lugar de la pantalla. De forma predeterminada, las notas aparecen en amarillo pálido, pero puede asignarlas a categorías, lo que hace que cambien al color asociado.

Para administrar sus notas, haga clic en el icono "Nota" en la parte inferior del panel "Ver" . Desde allí, puede copiar, organizar e imprimir notas. También puede buscar, a través del campo en la parte superior derecha de la ventana, notas que contengan un texto específico.

Consejo #11: Correo electrónico encriptado

Si desea demostrar que sus mensajes son realmente suyos, Outlook puede firmar criptográficamente sus correos electrónicos. Incluso puede ir un paso más allá y cifrar el texto y los archivos adjuntos para que solo los destinatarios con los que ha compartido la clave puedan leerlos. Para configurar esto, abra la "Configuración del Centro de confianza" haciendo clic en "Archivo | Opciones | Trust Center” y seleccionando “E-mail Security”.

Encriptar correos electrónicos y agregar una firma digital es tan fácil como marcar las casillas correspondientes, pero deberá crear e importar una identificación digital si aún no tiene una. Haga clic en "Obtener una identificación digital..." para ver enlaces a una variedad de proveedores, incluido Comodo, que ofrece certificados de correo electrónico gratuitos.