Tomar asistencia en Zoom es muy importante, especialmente si eres maestro de escuela u organizador de un seminario donde los participantes obtienen certificados al finalizar. No puede otorgar un certificado a todos, incluidas las personas que se registraron para el evento pero nunca asistieron. O personas que vienen y luego se van después de 15 minutos, pensando que nadie se dará cuenta.
Los informes de Zoom le permiten ver la hora exacta en que alguien se unió a la reunión, así como la hora exacta en que se fue. En este artículo, le mostraremos cómo tomar asistencia en Zoom en solo unos minutos, sin importar cuántas personas hayan participado.
Cómo tomar asistencia en Zoom
La forma más rápida y precisa de tomar asistencia es usar los informes de Zoom. Tenga en cuenta que se generan aproximadamente 30 minutos después de que finaliza la reunión. Dependiendo del número de participantes, podría llevar más tiempo, hasta una hora. Sin embargo, vale la pena esperar porque una vez que se genera el informe, todo lo que necesita hacer es exportar los datos y listo.
Esto es lo que tienes que hacer:
- Inicie sesión en su cuenta Zoom.
- Seleccione "Informes" y luego haga clic en "Uso".
- Si la reunión se realizó recientemente, verá el informe de inmediato; puede reconocerlo por tema, ID de reunión u hora de inicio. Si desea registrar la asistencia de una reunión anterior, es posible que deba ajustar el Intervalo de fechas para mostrar las reuniones del período que desea buscar.
- Una vez que haya encontrado la reunión, haga clic en la sección "Participantes". Ahora verá el informe de la reunión y revisará el informe. Haga clic en "Exportar con datos de la reunión".
- Haga clic en "Exportar como Excel" para confirmar. Los datos se exportarán en forma de archivo de Excel.
- Descarga y guarda el archivo en tu computadora.
Ahí tienes. Cuando abra el archivo, podrá ver los nombres de los usuarios, y junto a ellos estará la hora en que ingresaron a la reunión y la hora en que se fueron. También puede ver cuánto tiempo estuvo cada uno de ellos en línea en la reunión en la sección "Duración". Afortunadamente, no hay necesidad de calcularlo manualmente para cada usuario, ya que Zoom lo hace por nosotros.
Finalmente, también puede ver el correo electrónico de cada participante y, si tiene un programa de automatización de correo electrónico, puede enviarles certificados o notas de agradecimiento automáticamente.
Cómo tomar asistencia en la versión gratuita de Zoom
Si está utilizando una versión gratuita de Zoom, es posible que los informes de asistencia no estén disponibles para usted. Aunque son la forma más conveniente de tomar asistencia, no significa que no pueda tener un registro de quién se unió. Los maestros creativos han ideado un método sencillo y rápido para tomar asistencia, incluso si tiene una versión de Zoom.
Esto es lo que tienes que hacer:
- Cuando comience la reunión, anule el silencio de los participantes.
- Pida a los participantes que escriban "Presente" en la ventana de chat.
- Cuando lo hagan, abra el chat y haga clic en el signo de tres puntos.
- Haga clic en "Guardar chat".
- Vaya a sus documentos y busque este archivo.
- Abre el archivo.
- Copie los datos.
- Pégalo en Excel o Google Sheets.
Ahí tienes. Sin embargo, hay un problema. Debido a que algunos participantes pueden estar escribiendo al mismo tiempo, sus nombres estarán en orden aleatorio, según quién envió un mensaje primero. No se preocupe, ya que hay una manera fácil de ordenar sus nombres alfabéticamente. Aquí está cómo hacerlo:
- Seleccione la columna que contiene los nombres.
- Haga clic en "Datos".
- Seleccione la opción "Ordenar de la A a la Z".
Eso es todo. Puede parecer mucho trabajo, pero al final, tendrás una lista agradable y organizada de todos los participantes. Lo más importante es recordar pedirles a las personas que comenten en el chat, ya que esa es la única forma de obtener sus datos. Algunos maestros hacen esto tan pronto como comienzan la lección, pero otros lo hacen al azar durante la lección para verificar quién está escuchando y prestando atención.
Cómo tomar asistencia en Zoom sin informes
Si su reunión no requería registrarse, es posible que no pueda obtener el informe después, incluso si tiene una cuenta de Zoom Premium. No se preocupe, ya que hay una manera fácil de tomar asistencia incluso cuando no tiene un informe.
Puede iniciar la encuesta durante la reunión y pedir a todos los participantes que respondan. Después de la reunión, todo lo que tiene que hacer es exportar la encuesta y ver quién estuvo presente. Ahora explicaremos cómo crear una encuesta y usarla para recopilar datos. Le sugerimos que cree una encuesta antes de que comience la reunión para que pueda hacerlo sin estrés. Solo asegúrese de que la reunión ya esté programada.
- Inicie sesión en su cuenta Zoom.
- Seleccione la reunión programada y elija "Encuesta"
- Seleccione "Agregar".
- Cree una nueva encuesta agregando el título, las preguntas y las posibles respuestas.
- Haga clic en "Guardar".
Ahora está listo para comenzar la reunión. Aquí le mostramos cómo iniciar su encuesta durante la reunión:
- Seleccione "Encuestas".
- Haga clic en "Iniciar encuesta".
Puede dejar la encuesta abierta durante la reunión o cerrarla en un momento determinado. Todo lo que tiene que hacer es hacer clic en "Finalizar encuesta". Podrá ver los resultados de la encuesta en tiempo real, para que pueda rastrear quién está allí y quién no. Por supuesto, también puede descargar la encuesta una vez que termine la reunión y exportar los datos a Excel.
Nota: si ha creado encuestas anónimas en el pasado, esta puede ser su opción predeterminada en Zoom. Asegúrese de desactivarlo porque si la encuesta es anónima, no podrá obtener los nombres y correos electrónicos de los usuarios después.
Preguntas frecuentes adicionales
¿Pueden los profesores asistir a una reunión de Zoom?
Sí, pueden, y hay muchas maneras de hacerlo. La mayoría de las facultades piden a los participantes que se registren para una reunión antes de asistir. Este paso es esencial porque los nombres de los asistentes no aparecerán en el informe si no se registran. Pero aunque no haya registro previo, no debes preocuparte demasiado. Siempre puede lanzar una encuesta durante la conferencia para verificar quién está allí.
Debe saber que si usa encuestas, no puede simplemente abrir la reunión y luego hacer otro trabajo en su computadora. Puede perderse la encuesta, ya que generalmente duran solo unos minutos. Si la asistencia es obligatoria, es posible que deba prestar atención durante toda la lección para no perderse algo importante como esto.
¿Cómo ejecuto un informe de asistencia en Zoom?
Es esencial crear un formulario de registro para los participantes y hacerlo antes de que comience la reunión. Si lo hace, no tendrá que hacer nada durante la reunión. Zoom recopilará y ordenará automáticamente los datos por usted. Cuando finalice la reunión, vaya a su perfil de Zoom y haga clic en "Informes". Seleccione "Informes de uso" y luego elija el "Informe de registro".
Puede ver los datos allí, o puede exportar el archivo completo y guardarlo como un archivo de Excel. Recuerde que es posible que el informe de asistencia no esté disponible de inmediato y que deba esperar 30 minutos después de que finalice la reunión para recopilar los datos.
¿Zoom realiza un seguimiento de la asistencia?
Una versión gratuita de Zoom no puede rastrear la asistencia, pero la versión Premium sí puede hacerlo. Sin embargo, Zoom no rastreará la asistencia automáticamente a menos que el anfitrión habilite esta opción antes de que comience la reunión.
De hecho, debe crear una reunión que requiera registro antes de que comience la reunión. Esa es la única forma en que Zoom puede rastrear si alguien asistió o no. Además, puede registrar la hora en que un participante entró a la reunión y cuándo salió, así como el tiempo total que ha pasado en la reunión.
Seguimiento de la asistencia con un clic
Una de las mejores cosas de las conferencias en línea y los eventos en línea es que no tiene que realizar un seguimiento manual de la asistencia. En el pasado, los profesores tenían que perder mucho tiempo durante la lección para comprobar quién estaba presente y quién no. Zoom hace que este proceso sea mucho más fácil y puedes hacerlo en cuestión de segundos, incluso si no tienes la versión Premium.
¿Has probado uno de los métodos que describimos anteriormente? ¿Cuál funciona mejor para ti? Háganos saber en la sección de comentarios.
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