En 2020, Zoom ha logrado convertirse en un nombre familiar. Actualmente es una de las mejores aplicaciones de videoconferencia remota del mercado. Viene con una amplia variedad de funciones que ayudan a que la experiencia de la videoconferencia sea lo más parecida posible a una reunión en persona, gracias a características como la capacidad de levantar la mano durante la reunión y ubicar a los invitados en las salas de espera.

Sin embargo, la función de sala de reuniones es uno de los beneficios menos conocidos de Zoom. Esta característica permite que los asistentes a la reunión se separen en grupos más pequeños, donde pueden tener conversaciones privadas entre ellos. Si no está utilizando esta función, es posible que se esté perdiendo mucho.

Cómo funcionan las salas de reuniones

Las salas de grupos se pueden crear en cualquier momento y los miembros pueden volver a la reunión más grande en cualquier momento, como en la vida real. El número máximo de salas para grupos pequeños en una sola reunión es de 50, lo que debería ser más que suficiente.

Las salas de reuniones se pueden crear a través del sitio web de Zoom o la aplicación de escritorio en computadoras con Windows, Mac y Chromebook.

Cómo habilitar salas de reuniones en Zoom desde una PC con Windows 10, Mac o Chromebook

Para habilitar la función de sala de reuniones, primero debe visitar el sitio web de Zoom (esto no se puede hacer a través de la aplicación). Debe ser el anfitrión para crear salas de reuniones.

  1. Una vez que esté en el sitio web de Zoom, inicie sesión con sus credenciales de Zoom.
  2. En el panel de la izquierda, en Personal, seleccione Configuración.
  3. En la pestaña Reunión, En reunión (avanzado).
  4. Haga clic en el interruptor junto a la entrada de la sala de reuniones para activarlo.
  5. Para habilitar la programación previa para las salas de grupos, haga clic en la casilla de verificación a continuación.
  6. Abra la aplicación Zoom en su Mac o PC. También puede usar la aplicación web en todos los dispositivos de escritorio/portátiles.
  7. Vaya a Nueva reunión o seleccione Programar.
  8. En el momento en que comience la reunión, debería ver el botón Salas para grupos pequeños. Haga clic en este botón.
  9. Elija si desea que la aplicación clasifique a los participantes automáticamente en el número designado de habitaciones o si desea realizar su propia clasificación manualmente.
  10. Para finalizar la creación de salas para grupos pequeños, haga clic en Crear salas para grupos pequeños.

Cómo habilitar salas de reuniones en Zoom desde dispositivos iOS/Android

Desafortunadamente, solo puede crear salas de reuniones a través del navegador de escritorio. Es posible iniciar sesión en Zoom en su teléfono/tableta usando su navegador en modo de escritorio, pero algunas personas pueden encontrar esto complicado y frustrante.

Esto no significa que no pueda participar y ser asignado a una sala de trabajo si está usando su teléfono o tableta. Si el anfitrión lo asigna a la sala de reuniones, podrá chatear con los otros participantes dentro de ella.

Gestión de salas para grupos pequeños

Una vez que se crean las salas para grupos pequeños, verá que aparece un cuadro de diálogo que muestra todas las salas. Para ver quién está en la sala, haga clic en él. Para cambiar el nombre, eliminar o mover una sala, o para reasignar personas a una sala diferente, coloque el cursor sobre la sala en cuestión.

Al hacer clic en el botón Opciones, obtendrá acceso a varias configuraciones. En este menú, puede elegir cuándo cerrar una sala para grupos pequeños, así como asignar privilegios a los participantes de la sala para grupos pequeños. Puede configurar un temporizador de cuenta regresiva para que los participantes sepan cuánto durará la sesión de trabajo.

Para comenzar oficialmente todas las sesiones de grupo designadas, haga clic en Abrir todas las salas. Si selecciona Recrear salas, Zoom mezclará a los asistentes a la reunión en el orden preseleccionado.

Actividades de la sala de reuniones

Ahora que sabe cómo usar la función de salas de reuniones, entremos en el meollo de la cuestión. ¿Por qué utilizar salas de reuniones en primer lugar? ¿Cómo ayudan a su agenda? En primer lugar, puede ser útil comprender que las salas de reuniones se pueden usar para ciertas actividades. Aquí hay un par de ejemplos.

Rompehielos

En una gran sala de reuniones, tener a todos haciendo su propia presentación y respondiendo a la pregunta para romper el hielo puede ser largo, tedioso y producir ansiedad. Pero poner un grupo más pequeño de 2 o 3 personas en una sala de trabajo y hacer que compartan su nombre, organización y la pregunta para romper el hielo puede ser mucho menos intimidante y consumir menos tiempo.

"Citas rápidas"

Organizar a los participantes de la reunión en grupos de dos puede ser una actividad divertida para establecer contactos. Con la función de salas de descanso, puede establecer la cantidad de personas por sala (dos en este caso) y configurar el temporizador. Similar a las citas rápidas, cuando suena la campana, reorganizas a los participantes en las habitaciones. Haga esto un par de veces para que todos tengan la oportunidad de conocerse y hablar entre ellos.

Lluvia de ideas

Si hay una agenda particular para la reunión y si está tratando de resolver un problema, separar a las personas en grupos más pequeños e incitarlos a resolver el problema puede traer ideas fluidas a la mesa. Es probable que esto aumente la productividad de su equipo. Puede barajar los grupos un par de veces si lo desea.

Preguntas frecuentes adicionales

1. ¿Las salas de reuniones de Zoom son gratuitas?

Sí, la función de salas de reuniones es gratuita para todas las cuentas. No es necesario que sea un suscriptor de pago de Zoom para crear y administrar salas de reuniones. Sin embargo, tenga en cuenta que el anfitrión de la reunión es la única persona que puede crear y administrar salas para grupos pequeños. Además, el anfitrión solo puede crear y administrar salas de reuniones si utiliza una computadora.

2. ¿Se puede grabar el video de la sala de reuniones?

Como es el caso con toda la reunión, debe obtener el permiso del anfitrión si desea grabar una sesión de sala de trabajo. Para permitir la grabación, el anfitrión debe unirse a una sala de grupo. Una vez que todo esté otorgado y habilitado, todo lo que necesita hacer para grabar una sesión de sala de reuniones es hacer clic en el botón Grabar en la sección de controles de la reunión. Además, primero debe habilitar la grabación en su cuenta de Zoom.

3. ¿Cómo asigno participantes específicos a una sala de trabajo?

En la pantalla de programación de reuniones o una vez que comience la reunión, haga clic en Crear salas. Siéntase libre de agregar y cambiar el nombre de las habitaciones. Seleccione una sala de grupo y navegue hasta el cuadro Agregar participantes. Escriba la dirección de correo electrónico o el nombre de un participante para agregarlo. Haga esto para todos los participantes específicos que desee agregar a una sala de grupo.

Salas para grupos pequeños en Zoom

Las salas de reuniones son una característica útil para sus reuniones de Zoom. Muchas personas pueden estar descuidando esta función. No se pierda esta característica especial que puede ayudar a que sus reuniones remotas sean más productivas, divertidas y mucho menos incómodas.

¿Has conseguido hacer todo lo que querías con las salas de reuniones? ¿Tienes alguna pregunta o consejo adicional? No seas un extraño. Haga clic en los comentarios a continuación y únase a la discusión.