Si está tratando de crear un conjunto de datos, una de las partes más difíciles de crear esa base de datos es recopilar la información de otras personas. Airtable proporciona a los usuarios una manera fácil de crear formularios accesibles que otros pueden usar para ingresar los datos y cifras necesarios para crear su conjunto de datos.
Dicho esto, le mostraremos toda la información necesaria sobre cómo crear un formulario en Airtable, sin importar en qué plataforma esté usando la aplicación.
Cómo crear un formulario en Airtable desde Windows, Mac o Chromebook
Si está intentando crear formularios en Airtable, entonces la versión de escritorio es el único camino a seguir. Tanto la creación como la visualización de formularios no están disponibles en la versión nativa de la aplicación Airtable. Para crear un formulario en Airtable, sigue estos pasos:
Creando la tabla base
Antes de crear un formulario, necesitará una tabla en la que reunirá todos los datos que recopile. La tabla que usa puede importarse desde otras aplicaciones de hojas de cálculo como Google Sheets o Windows Excel o crearse directamente en Airtable. Para crear una base Airtable:
- Abre Airtable e inicia sesión si aún no lo has hecho.
- Dirígete al menú Inicio y luego haz clic en el ícono Agregar una base. Debería ser la imagen con un gran signo más.
- Puede elegir comenzar desde una plantilla para usar las guías de bases de datos disponibles en Airtable, importar datos existentes de otras hojas de cálculo o aplicaciones de bases de datos, o comenzar una tabla desde cero.
- Si comienza desde cero, puede cambiar el icono, el nombre de la tabla y el color del icono directamente desde el menú desplegable.
- Una vez que hayas terminado, abre la mesa.
- Edite los parámetros de la tabla como mejor le parezca. Hacer doble clic en el encabezado de una columna o celda le permitirá cambiar el contenido. Si ha terminado, continúe con el siguiente paso.
Crear el formulario básico
Para crear el formulario básico que será la plantilla de tu proyecto:
- Para comenzar a construir su formulario de Airtable, vaya a la vista de formulario mientras se encuentra dentro de su base de Airtable. La opción para seleccionar Vista de formulario se encuentra en la parte inferior izquierda de la pantalla, justo debajo de la pestaña Agregar vista. Haga clic en Formulario.
- Ahora debería haber otro ícono debajo de la pestaña Vistas. Haga clic en Abrir formulario.
- Notará que se creará una nueva plantilla de formulario, completada con los encabezados de columna de su base de Airtable.
Edición del formulario
Puede editar el formulario haciendo lo siguiente:
- Si desea agregar un logotipo para su formulario de Airtable, haga clic en el ícono Agregar un logotipo en la parte superior del formulario. Sin embargo, tenga en cuenta que esta es una opción Premium Airtable y requiere una cuenta Pro Airtable. Esto no está disponible en la versión de prueba gratuita o Pro.
- Si desea agregar una imagen de portada, también puede hacer doble clic en el icono Agregar imagen de portada en la parte superior del formulario. Esta es también una opción de versión premium.
- Si desea reorganizar la posición de los cuadros de entrada, haga clic y arrastre los cuadros como mejor le parezca.
- Si desea eliminar un campo existente en el formulario, haga clic y arrastre ese cuadro de texto hacia la izquierda y luego suéltelo en el cuadro etiquetado Arrastrar y soltar campos aquí para ocultar.
- Si desea eliminar todos los campos existentes, haga clic en Eliminar todo en el menú Campos.
- Si eliminó todos los campos pero desea volver a agregarlos, haga clic en Agregar todo.
- Si desea crear un nuevo cuadro de texto, haga clic en +Agregar un campo a esta tabla. Tenga en cuenta que esto también agregará otra columna a la base Airtable existente.
Edición de los campos
Campo de título de formulario
- Para cambiar el nombre del formulario, haga clic en el título del formulario y luego cambie el texto como desee. Si desea agregar más resumen o explicación del formulario, ingrese el texto en el cuadro Agregar una descripción para este formulario.
primer campo
- En el primer campo, puede cambiar el título haciendo clic en el nombre y editando el texto. Esto no afectará el título de la base Airtable real.
- Para agregar texto de ayuda, haga clic en el cuadro Agregar texto de ayuda y luego ingrese su mensaje. Este mensaje solo será visible cuando el usuario se desplace sobre ese campo en particular.
- En la parte superior izquierda del cuadro Campo, verá el nombre del campo en relación con el encabezado de la columna de la base Airtable. Al hacer clic en él, aparecerán varias opciones, a saber, Personalizar el tipo de campo, Editar permisos de campo, Duplicar campo y Eliminar campo.
- El campo duplicado crea un nuevo cuadro de campo con todas las configuraciones del campo duplicado.
- Eliminar campo elimina el campo del formulario.
- Los permisos de edición de campo designan a las personas que tienen la capacidad de editar los valores en este campo. Esto se puede establecer en Editor y superior, Creadores y superior, Usuarios específicos y Nadie. Los propietarios del formulario siempre tendrán permiso de edición. Establecer el permiso Editar campo en Nadie solo permitirá que el propietario cambie los valores en ese campo.
- Personalizar el tipo de campo cambia el formato de los datos que se pueden ingresar en el campo. Hay varias configuraciones, y cada una tiene sus propias descripciones. Por ejemplo, puede configurar este campo para aceptar solo texto o solo números. Una vez configurado, haga clic en Guardar para conservar los cambios.
- En la parte superior derecha del campo, el cuadro es un botón de alternancia Obligatorio. Activar esto significará que un usuario que ingresa datos no puede dejar este cuadro de texto en blanco.
- En la parte inferior hay un campo Mostrar solo cuando se cumplen las condiciones. Esto está deshabilitado para el primer campo del formulario. Solo se pueden programar con condiciones los segundos campos en adelante.
Segundo campo en adelante
- Todas las opciones que no sean Mostrar campo solo cuando se cumplan las condiciones son similares a los segundos campos en adelante.
- Si activa Mostrar campos solo cuando se cumplen las condiciones, puede establecer ciertos requisitos antes de que un campo en particular sea visible.
- La primera condición comienza con Cuándo, seguida de un nombre de campo anterior, el operador de filtro y, según el operador, un cuadro de texto. Los operadores de campo son:
- Contiene: comprueba si el nombre del campo establecido tiene un valor determinado como se indica en el cuadro de texto.
- No contiene: comprueba si un determinado valor no está en el nombre de campo establecido anteriormente.
- Es: comprueba si el nombre del campo establecido es igual a un cierto valor en el cuadro de texto.
- No es: comprueba si el nombre del campo establecido no es igual a un cierto valor en el cuadro de texto.
- Está vacío: comprueba si no hay ningún valor en el nombre de campo establecido. Tenga en cuenta que esto no puede ser cierto si el nombre del campo establecido se alterna según sea necesario.
- No está vacío: comprueba si el nombre del campo establecido tiene un valor. Esto siempre será cierto si el nombre del campo se ha cambiado según sea necesario.
Al hacer clic en agregar condición, se creará otro operador de campo de condición. La primera palabra de la nueva condición será And u Or. La condición Y requiere que todas las condiciones sean verdaderas. La condición O requiere al menos una condición para ser verdadera. Se pueden crear varias condiciones para crear condiciones Y y O vinculadas.
Opciones para completar formularios
También hay varias opciones que puede elegir para activar y desactivar después de que su usuario complete el formulario. Estas opciones son:
Cómo crear un formulario en Airtable desde un iPhone
La aplicación móvil Airtable no admite de forma nativa la creación o visualización de formularios. Si desea acceder a formularios en la versión móvil de Airtable, cree un nuevo formulario usando la versión de escritorio, luego use un enlace para compartir para que otros dispositivos puedan acceder al formulario. Consulte las instrucciones de Airtable para escritorio para aprender a crear un formulario de Airtable.
Cómo crear un formulario en AirTable desde un dispositivo Android
Como se menciona en las instrucciones del iPhone, la aplicación móvil Airtable no admite la creación o visualización de formularios. Cree un enlace para compartir para conectar su formulario creado en el escritorio a su aplicación móvil. Consulte las instrucciones anteriores para la versión de escritorio para crear su formulario.
Una herramienta muy poderosa
Los formularios son herramientas muy poderosas cuando necesita recopilar datos. La capacidad de crear un formulario digital con bastante facilidad es lo que hace de Airtable una aplicación práctica. El proceso puede parecer un poco complicado al principio, pero se vuelve más simple cuanto más lo usas. Saber cómo crear un formulario en Airtable es una gran ventaja, ya sea que lo use en educación, negocios o simplemente para el mantenimiento de datos.
¿Has tenido alguna experiencia sobre cómo crear un formulario en Airtable? ¿Conoces otras formas de crear y usar formularios de Airtable? Comparta sus pensamientos en la sección de comentarios a continuación.
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