Tener una reunión de un grupo grande a menudo puede dificultar las discusiones abiertas y el intercambio de ideas. Afortunadamente, con Microsoft Teams, unirse a las salas de reuniones puede hacer que la comunicación entre un grupo pequeño sea mucho más fluida. Si acaba de comenzar a usar Teams, es posible que no esté familiarizado con la forma exacta en que puede unirse a una sala de este tipo. No se preocupe, lo tenemos cubierto.
Después de leer este artículo, sabrá cómo unirse, crear, cambiar el nombre o cerrar una sala de reuniones en Microsoft Teams. También responderemos otras preguntas valiosas para que pueda aprovechar al máximo este sólido software de colaboración en equipo.
¿Cómo unirse a las salas de reuniones en los equipos de Microsoft?
Las salas de reuniones en Microsoft Teams pueden facilitar mucho la comunicación del equipo. Al unirse a una sala, podrá discutir los detalles de su estrategia de marketing con un grupo creado específicamente en torno a eso. Quizás eres un estudiante y tu profesor necesita agregarte a una habitación separada para algunas tareas grupales.
Sepa que solo los organizadores de la reunión pueden crear estas salas. Esto significa que podrá unirse a una sala de grupo solo una vez que el organizador cree una. La aplicación lo trasladará instantáneamente a la sala, o recibirá una invitación para unirse.
en el escritorio
- Si no se le agrega automáticamente a la sala, espere a que aparezca la invitación.
- Cuando aparezca la ventana emergente, haga clic en "Unirse a la sala".
- Ahora puede chatear en esta sala por separado de la reunión principal.
- Para volver a la reunión central, haga clic en el botón "Regresar". No verá esta opción si el organizador de su reunión no la ha habilitado previamente.
- Regrese a la sala de reuniones haciendo clic en el botón "Unirse a la sala".
En dispositivos móviles
- Espere a que aparezca la ventana emergente.
- Una vez que lo haga, toque "Unirse" para cambiar a la sala de reuniones.
- En caso de que pierda la invitación inicial, habrá un banner en la parte superior de la ventana principal de la reunión. Haga clic en "Unirse" allí.
- Cambie entre la reunión central y la sala de grupos tocando los botones "Volver" y "Unirse a la sala". Sin embargo, es posible que esta característica no siempre esté disponible.
¿Cómo crear una sala de reuniones en Microsoft Teams?
Crear una sala para grupos pequeños como organizador de una reunión puede ayudarlo a dividir a los participantes en grupos más pequeños. Esta característica es conveniente para reuniones de clase o cualquier otra reunión que involucre trabajo en grupo.
Si nunca ha administrado salas para grupos pequeños, primero debe habilitar esta opción:
- Inicie sesión en la aplicación de escritorio de Teams.
- Abra la página "Configuración" haciendo clic en su foto de perfil.
- Dirígete a la sección "General" y busca la pestaña "Aplicación".
- Asegúrese de que la opción "Activar nueva experiencia de reunión" esté marcada.
- Reinicie la aplicación.
Ahora estará listo para crear una sala de grupo en la reunión central. Sin embargo, hay algunos puntos que vale la pena conocer:
- Asegúrese de que todos los participantes de Teams usen la última versión de la aplicación.
- Utilice la versión de la aplicación de escritorio para crear salas de reuniones.
- Debe ser el organizador de la reunión para ver la opción de sala de reuniones en el menú de control.
- Las salas de reuniones solo están disponibles cuando se inicia una "Reunión ahora" en un canal o calendario específico o en reuniones programadas de forma privada. No tendrá la opción de hacer estas salas en llamadas regulares.
- Ninguno de los participantes de la reunión tendrá la opción de crear (o ver) la opción de salas de reuniones, y no puede delegarles esta capacidad.
Estos son los pasos para crear salas de reuniones en Microsoft Teams:
- Inicie la reunión como lo hace habitualmente.
- Espere a que los participantes se unan.
- Haga clic en el botón "Salas de descanso" en el menú de control. Es el botón entre los puntos suspensivos de opciones adicionales y los controles de reacción.
- En "Configuración de la habitación", seleccione cuántas habitaciones necesita.
- En "Participantes", elija cómo desea que la aplicación asigne nuevas personas a la sala. Puede seleccionar "Automáticamente", que asignará a todas las personas a la sala específica, o "Manualmente", donde usted mismo agregará participantes. Tenga en cuenta que no puede cambiar esta preferencia más tarde.
- Haga clic en el botón "Crear salas" para finalizar.
Ahora ha creado una Sala de reuniones en Microsoft Teams. Verá la lista de todas las salas de reuniones junto con las opciones de gestión de salas en la barra lateral derecha.
¿Cómo asignar una sala de reuniones en Microsoft Teams?
Si eligió la opción "Manualmente" al crear una sala para grupos pequeños, tendrá que agregar a los participantes usted mismo. Siga los pasos a continuación para hacerlo:
- Después de crear una sala, haga clic en "Asignar participantes". Verá una lista de los principales participantes de la reunión en la barra lateral derecha.
- Marque la casilla junto al nombre de la persona (o personas) que desea agregar a la sala.
- Haga clic en "Asignar" y elija una habitación donde desea agregar estos contactos.
- Si desea crear más salas para grupos pequeños, repita los pasos 2 y 3 hasta asignar a todos sus salas.
Nota: Los asistentes a la reunión que se unieron con un teléfono de escritorio no podrán unirse a las salas de grupo. Puede utilizar la reunión central como su sala de trabajo.
¿Cómo cambiar el nombre de una sala de reuniones en Microsoft Teams?
Cambiar el nombre de una sala para grupos pequeños es especialmente conveniente cuando se trabaja con varias salas. Puede nombrar cada grupo para que represente mejor la tarea o las personas asignadas. Esta es una tarea relativamente sencilla que solo implica unos pocos pasos:
- Pase el cursor sobre la habitación a la que desea cambiar el nombre y haga clic en el botón de puntos suspensivos. Esto mostrará más opciones.
- Haga clic en la opción "Renombrar sala" en el menú desplegable.
- Cambia el nombre del grupo y presiona "Cambiar nombre de sala" para terminar.
- Repita los pasos 1 a 3 para todos los grupos que necesiten cambiar el nombre.
¿Cómo cerrar una sala de reuniones en Microsoft Teams?
Si cierra una sala de grupo, todos los asistentes volverán a la reunión central. Puede cerrar las salas para grupos de forma individual o al mismo tiempo.
Cerrar una sala para grupos de forma individual
- Pasa el cursor sobre el estado de la habitación "Abierto" en la barra lateral derecha.
- Haga clic en el botón de puntos suspensivos para ver más opciones.
- Seleccione "Cerrar habitación" en el menú desplegable.
Cerrar todas las salas para grupos pequeños al mismo tiempo
- Seleccione la opción "Cerrar habitaciones" en la barra lateral derecha.
Estas salas ahora cambiarán su estado a "Cerrado". Cuando todos los participantes regresen a la reunión central, haga clic en "Reanudar" para continuar la reunión.
¿Cómo permitir que los participantes regresen a la reunión principal en Teams?
De forma predeterminada, los participantes no pueden volver a la reunión central mientras se encuentran en la sala de reuniones. Tendrás que activar esta opción de antemano. Afortunadamente, todo el proceso es pan comido:
- Dirígete a la parte superior de la sala de reuniones y haz clic en los puntos suspensivos para ver más opciones.
- Haga clic en "Configuración de la habitación".
- Active el botón de alternancia que permite a los participantes volver a la reunión central.
Los asistentes a la reunión ahora tendrán la opción de hacer clic en el botón "Regresar" en su sala de trabajo para regresar a la reunión central. Además, pueden volver a la sala de grupos haciendo clic en el botón "Unirse a la sala".
Preguntas frecuentes adicionales
Aquí hay algunas preguntas más para ayudarlo a aprovechar al máximo Microsoft Teams.
¿Qué pasa con el uso de equipos y canales para el evento?
Los equipos y los canales son componentes esenciales de Microsoft Teams. Los equipos forman un grupo de personas, contenido o herramientas que rodean proyectos específicos dentro de una organización. Pueden ser privados o públicos. Si el objetivo principal es que un equipo intercambie información de forma privada en un canal en particular, puede crear salas de reuniones. Esta función está disponible en ''Reunirse ahora'' (Reuniones de canal).
Puede tener salas de grupos de canales estándar donde todos puedan unirse o un canal privado donde debe invitar a los participantes.
Algunos de los beneficios de usar equipos y canales incluyen compartir material fácilmente, compartir reuniones sin URL y una opción de chat siempre disponible.
¿Qué pasa con los equipos móviles?
Puede usar la aplicación Microsoft Teams para asistir a reuniones en su dispositivo iOS o Android. Puedes descargar la aplicación desde App Store o Google Play . Cuando se trata de acceder a las salas de grupos, puede unirse a ellas en su dispositivo móvil, pero no puede crear una. Debe utilizar la versión de escritorio para hacerlo. Aparte de eso, la aplicación móvil de Teams le permite chatear, llamar, compartir y cargar archivos, cambiar entre salas o abandonarlas. Cuando el organizador de la reunión cierre una sala de reuniones, su teléfono lo redirigirá automáticamente a la reunión central.
En general, Mobile Teams es una excelente alternativa para asistir a reuniones si su computadora está fuera de su alcance. Sin embargo, organizar uno es mucho más eficiente cuando se hace en la versión de escritorio.
Dominar las salas de reuniones de los equipos de Microsoft
Crear y administrar salas de reuniones en Microsoft Teams no es ciencia espacial. Dominar el funcionamiento de estas salas ayudará a organizar mejor cualquier reunión en la que participe. Precisamente por eso hemos hecho esta guía. Con suerte, ahora podrá unirse, crear y administrar salas de reuniones con facilidad.
¿Para qué tareas sueles crear salas de reuniones? ¿Le resulta más fácil gestionar una reunión con estas salas? Comparta sus experiencias en la sección de comentarios a continuación.
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