Puede usar Excel para dividir la información en partes más pequeñas. Encontrar los datos que necesita y manipularlos es un objetivo importante para muchos usuarios de Excel.
Si tiene el nombre completo de una persona, es posible que deba concentrarse solo en su nombre o apellido. Por ejemplo, si está enviando un correo electrónico amigable automatizado a sus clientes, debe usar sus nombres para evitar sonar impersonal. Si está revisando una lista de encuestados, puede ser importante usar solo sus apellidos u ocultar sus apellidos para mantener el anonimato.
Excel simplifica este proceso y hay muchos enfoques diferentes que puede tomar. Aquí hay un tutorial que lo ayudará a crear columnas separadas de Nombre y Apellido usando fórmulas. También cubrimos el tema de los segundos nombres.
Fórmulas de Excel para dividir nombres en partes
¿Por dónde empiezas?
Separación de nombres
Esta es la fórmula genérica:
=IZQUIERDA(celda,BUSCAR(” “,celda,1)-1)
Para ejecutarlo, reemplace celda con el puntero de celda que contiene el primer nombre completo que desea dividir. En este ejemplo, desea seleccionar B2 e ingresar la fórmula:
=LEFT(A2,FIND(" ",A2,1)-1)
Sin embargo, es importante tener en cuenta que en algunos dispositivos, esta fórmula usa puntos y comas en lugar de comas. Entonces, si la fórmula anterior no funciona para usted, es posible que deba usar la siguiente versión en su lugar:
=IZQUIERDA(celda;ENCONTRAR(” “;celda;1)-1)
En el ejemplo, usarías:
=LEFT(A2,FIND(" ",A2,1)-1)
Ahora simplemente puede arrastrar el controlador de relleno hasta el final de la columna Nombre.
La función IZQUIERDA le permite separar una cadena, comenzando desde el extremo izquierdo del texto. La parte FIND de esta fórmula ubica el primer espacio en el nombre completo, por lo que obtiene la parte de su nombre completo que viene antes de un espacio vacío.
Por lo tanto, los nombres con guión permanecen juntos, al igual que los nombres que contienen caracteres especiales. Pero su columna de nombre completo no contendrá segundos nombres o iniciales de segundos.
¿Coma o punto y coma?
¿Por qué la fórmula no es la misma para todos?
Para muchos usuarios de Excel, las funciones de Excel usan comas para separar los datos de entrada. Pero en algunos dispositivos, la configuración regional es diferente.
Para descubrir qué símbolo usa su Excel, simplemente comience a escribir la fórmula. Cuando comience a ingresar =IZQUIERDA( , verá un texto flotante que le sugerirá el formato correcto.
Separar apellidos
Tome el mismo enfoque para separar los apellidos. Esta vez, debe usar la fórmula DERECHA, que separa las cadenas comenzando desde el lado derecho.
La formula que necesitas es:
=DERECHA(celda, LARGO(celda) – BUSCAR(“#”, SUSTITUIR(celda,” “, “#”, LARGO(celda) – LARGO(SUSTITUIR(celda, ” “, “”)))))
En el ejemplo anterior, usaría la siguiente fórmula en la celda C2:
=RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH("#",SUBSTITUTE(A2," ","#",LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2," ","")))))
Una vez más, es posible que deba cambiar de la coma al punto y coma, lo que significa que es posible que deba usar:
=RIGHT(A2;LEN(A2)-SEARCH("#";SUBSTITUTE(A2;" ";"#";LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2;" ";"")))))
Los apellidos con guión y los apellidos con caracteres especiales permanecen intactos.
¿Por qué esta fórmula es más compleja que la de los nombres de pila? Es más difícil separar los segundos nombres y las iniciales de los apellidos.
Si desea que los segundos nombres y las iniciales se incluyan con los apellidos, puede usar la fórmula:
=DERECHA(celda, LARGO(celda) – BUSCAR(” “, celda))
o:
=RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2))
o:
=RIGHT(A2;LEN(A2)-SEARCH(" ";A2))
Pero, ¿y si quieres separar los segundos nombres? Esto es menos común pero puede ser útil saberlo.
Separación de segundos nombres
La fórmula para los segundos nombres es la siguiente:
=MID(celda, BÚSQUEDA(” “, celda) + 1, BÚSQUEDA(” “, celda, BÚSQUEDA(” “, celda)+1) – BÚSQUEDA(” “, celda)-1)
En el ejemplo anterior, obtienes:
=MID(A2,SEARCH(" ",A2)+1,SEARCH(" ",A2,SEARCH(" ",A2)+1)-SEARCH(" ",A2)-1)
Si su Excel usa punto y coma, la fórmula es:
=MID(A2;SEARCH(" ";A2)+1;SEARCH(" ";A2;SEARCH(" ";A2)+1)-SEARCH(" ";A2)-1)
Después de ingresar la fórmula, arrastre el controlador de relleno hacia abajo. Aquí hay una columna de segundo nombre agregada al ejemplo anterior:
Si el nombre completo no contiene segundo nombre ni inicial, obtendrá valores cero en esta columna, que pueden mostrarse como #¡VALOR!. Para obtener celdas en blanco en lugar de #¡VALOR!, puede usar la función IFERROR.
Entonces, su fórmula se convierte en:
=SI.ERROR(MEDIO(celda, BÚSQUEDA(” “, celda) + 1, BÚSQUEDA(” “, celda, BÚSQUEDA(” “, celda)+1) – BÚSQUEDA(” “, celda)-1),””)
o:
=IFERROR(MID(A2,SEARCH(" ",A2)+1,SEARCH(" ",A2,SEARCH(" ",A2)+1)-SEARCH(" ",A2)-1),"")
o:
=IFERROR(MID(A2;SEARCH(" ";A2)+1;SEARCH(" ";A2;SEARCH(" ";A2)+1)-SEARCH(" ";A2)-1);"")
Un enfoque para separar varios segundos nombres
¿Qué sucede si alguien en su lista tiene varios segundos nombres? Usando la fórmula anterior, solo se recuperará su primer segundo nombre.
Para resolver este problema, puede probar un enfoque diferente para separar los segundos nombres. Si tiene las columnas de nombre y apellido creadas, simplemente puede cortarlas. Todo lo que quede contará como el segundo nombre.
Esta fórmula es:
=RECORTAR(MEDIO(celda1,LARGO(celda2)+1,LARGO(celda1)-LARGO(celda2&celda3)))
Aquí, celda1 se refiere al puntero de celda debajo de la columna Nombre completo, celda2 se refiere al puntero de celda debajo de la columna Nombre, mientras que celda3 se refiere al puntero de celda debajo de la columna Apellido. En el ejemplo anterior, obtenemos:
=TRIM(MID(A2,LEN(B2)+1,LEN(A2)-LEN(B2&D2)))
o:
=TRIM(MID(A2;LEN(B2)+1;LEN(A2)-LEN(B2&D2)))
Si opta por esta fórmula, no tendrá que preocuparse por los valores cero.
Resumen rápido
Estas son las fórmulas que puede usar para dividir los nombres completos en partes:
Nombres: =IZQUIERDA(celda,BUSCAR(” “,celda,1)-1)
Apellidos: =DERECHA(celda, LARGO(celda) – BUSCAR(“#”, SUSTITUIR(celda”, “, “#”, LARGO(celda) – LARGO(SUSTITUIR(celda, ” “, “”)))) )
Segundos nombres: =SI.ERROR(MEDIO(celda, BÚSQUEDA(” “, celda) + 1, BÚSQUEDA(” “, celda, BÚSQUEDA(” “, celda)+1) – BÚSQUEDA(” “, celda)-1),” ”)
Fórmula alternativa para los segundos nombres: =TRIM(MID(cell1,LEN(cell2)+1,LEN(cell1)-LEN(cell2&cell3)))
Separar nombres y apellidos sin usar fórmulas
Si no tiene ganas de escribir un montón de fórmulas que pueden ingresarse incorrectamente, aproveche el Asistente para convertir texto en columnas incorporado de Excel.
- Asegúrese de que la pestaña Datos esté seleccionada en el menú de la parte superior y resalte la columna que desea convertir.
- Luego, haga clic en Texto a columnas .
- A continuación, asegúrese de que Delimitado esté seleccionado y haga clic en Siguiente.
- Ahora, seleccione Espacio de las opciones y haga clic en Siguiente.
- Luego, cambie el Destino a “ $B$2 ” y haga clic en Finalizar.
- El resultado final debería verse así.
Una palabra final
Hay muchas otras formas de resolver este problema en Excel. Si ninguna de las opciones disponibles hace lo que necesita, investigue un poco más.
Usar fórmulas es relativamente simple y no depende de la versión de Excel que estés usando. Pero desafortunadamente, aún puede encontrar errores.
Por ejemplo, si el nombre completo de una persona comienza con su apellido, se dividirá al revés. Las fórmulas también tendrán problemas con apellidos que contengan prefijos o sufijos, como le Carré o van Gogh. Si el nombre de alguien termina en Jr., aparecerá como su apellido.
Sin embargo, hay modificaciones que puede agregar para resolver estos problemas a medida que aparecen. Trabajar con fórmulas le brinda la flexibilidad que necesita para abordar estas complejidades.
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