Cuando envía un correo electrónico a un grupo de contactos de Outlook (formalmente conocido como lista de distribución), es posible que desee ocultar las direcciones de correo electrónico del grupo a los destinatarios. Esta es la forma más sencilla de proteger la información privada de las personas.
¿Qué es un grupo de contacto?
En Office 365 (O365), la versión de suscripción de Microsoft de Office, dos grupos separados han reemplazado las listas de distribución:
- Grupos de O365: diseñados para la colaboración sobre la marcha entre un grupo de personas, estos grupos incluyen un buzón de correo, un calendario, un almacén de archivos, un planificador y un bloc de notas de OneNote compartidos. Son ideales para equipos de proyectos pequeños, la organización de los ensayos de su grupo de teatro local o cualquier otro escenario en el que necesite herramientas de colaboración rápidas y sencillas.
- Grupos de contactos: son un grupo de direcciones de correo electrónico agregadas a un grupo. En lugar de tener que agregar cada uno de ellos individualmente a un correo electrónico, puede enviar el nombre del grupo por correo electrónico y todos los miembros de ese grupo se agregarán como destinatarios. Si cree que esto suena exactamente como una lista de distribución, estaría en lo cierto, con una excepción notable: de forma predeterminada, las listas de distribución (y los grupos de O365) aparecen en la libreta de direcciones global de su organización para que todos las vean. Los grupos de contacto son personales para usted.
Si no tiene O365 y usa una versión independiente de Office sin aplicaciones web, es posible que aún tenga listas de distribución disponibles. Le mostraremos cómo ocultar los nombres de los destinatarios en un grupo de contacto, pero los mismos pasos funcionan para las listas de distribución.
¿Por qué ocultaría los nombres en un grupo de contactos?
A veces es simplemente una cortesía común. Es posible que sus amigos estén de acuerdo con que los contacte por correo electrónico, pero es probable que no quieran que su información de contacto se comparta con todas las personas a las que envía correos electrónicos masivos.
Muchos problemas de cumplimiento y protección de datos brindan buenas razones para ocultar la dirección de correo electrónico de alguien. Si maneja cualquier información confidencial, especialmente financiera o médica, probablemente esté obligado a mantener la identidad de las personas en privado.
Las direcciones de correo electrónico a menudo son fáciles de vincular a una persona real, ya que tanto la HIPAA en los Estados Unidos como el GDPR en Europa las consideran "información de identificación individual". Entonces, si está enviando un correo electrónico a un grupo de apoyo, por ejemplo, no debería compartir la información de contacto del destinatario.
¿Cómo se ocultan los nombres en un grupo de contactos?
La buena noticia es que ocultar los nombres usando la opción CCO cuando crea su correo electrónico es simple.
BCC significa copia de carbón oculta. Es casi seguro que ha utilizado la opción CC (copia al carbón) cuando desea incluir a alguien que no es el destinatario principal de un correo electrónico. Cco funciona exactamente como lo hace CC, excepto que los destinatarios con CCO solo ven el nombre del remitente y el nombre de la persona en el campo "Para".
Las personas que han sido CCC tampoco ven si alguien ha recibido CC y no reciben ninguna respuesta si alguien hace clic en "Responder a todos".
El campo CCO no está visible de forma predeterminada cuando crea un nuevo correo electrónico, pero acceder a él es fácil. Abra un nuevo correo en Outlook y haga clic en Opciones> CCO.
Esto mostrará el campo CCO en el nuevo correo.
Tienes que hacer esto solo una vez. En el futuro, todos los correos electrónicos mostrarán la opción CCO. Si desea ocultar el campo CCO, haga clic en Opciones> Cco en cualquier correo electrónico y no volverá a aparecer.
Ahora que está visible, ingrese su nombre en el campo "Para" y su grupo de contacto en el campo "CCO".
Todos en el grupo de contacto recibirán el correo electrónico, pero solo podrán ver a la persona que lo envió (usted) y la persona en el campo "Para" (también usted).
La primera vez que haga esto, considere poner una nota en el correo electrónico explicando a las personas que está usando BCC para proteger su privacidad. ¡Esto evitará que los destinatarios menos conocedores de la tecnología se pregunten por qué reciben un correo electrónico que parece ser de usted para usted!
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