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miércoles, 17 de marzo de 2021

Cómo etiquetar sus correos electrónicos para una máxima capacidad de búsqueda

 

Hombre mirando el correo electrónico en un portátil.

El problema de mantener el correo electrónico en un archivo grande es volver a encontrar mensajes específicos. Entonces, la gente crea una carpeta adicional, y luego dos, ¡y luego carga! Utilice estas técnicas en lugar de carpetas para organizar su archivo.

Cómo (y por qué) etiquetar sus mensajes

Recomendamos simplemente archivar su correo electrónicoEs la mejor forma de organizarlo. No pierda el tiempo moviendo mensajes a carpetas en su cliente de correo electrónico; coloque todo en una carpeta de archivo. Por ejemplo, en Gmail, simplemente haga clic en el botón Archivar.

Pero, si no tiene carpetas, ¿cómo organiza sus mensajes para una fácil recuperación? La respuesta es simple: etiquetado.

El mayor beneficio de usar etiquetas en lugar de carpetas es que no está obligado a encasillar un correo electrónico en una sola carpeta. Con el etiquetado, ya no tiene que decidir si ese correo sobre un problema de proveedor en un proyecto de cliente va a la carpeta de proveedor, carpeta de cliente, carpeta de proyecto o carpeta de lecciones aprendidas. Simplemente agregue las etiquetas apropiadas al correo electrónico y luego podrá encontrarlo fácilmente de nuevo, ya sea que desee encontrar correos electrónicos relacionados con ese proveedor, cliente, etc.

Si se está moviendo de un sistema basado en carpetas a un solo archivo, el etiquetado es la clave para poder encontrar cosas después. Puede etiquetar de forma masiva, por lo que si tiene una carpeta para un cliente, puede etiquetar cada elemento allí con el nombre de ese cliente antes de moverlo a su archivo. De esta manera, puede estar seguro de que volverá a encontrarlo fácilmente.

Lo mejor de todo es que el etiquetado es simple en (casi) todas las aplicaciones de correo electrónico modernas. Incluso si terminas guardando carpetas, el etiquetado es tan útil que recomendamos hacerlo de todos modos.

Categorizar en Outlook

En Outlook, el etiquetado se denomina "categorización". Puede crear tantas categorías como desee, asignarles colores y luego aplicarlos a cualquier cosa en Outlook: correos electrónicos, eventos de calendario, tareas, notas e incluso contactos. Esto no solo facilita la búsqueda, sino que también resalta el contenido de Outlook con un color. Por ejemplo, si crea una categoría para un proyecto y le da un color específico, digamos púrpura, puede etiquetar todos los elementos relacionados con esa categoría. Sin leer nada, sabrá que cada correo electrónico morado, evento de calendario, tarea, nota o contacto está asociado con ese proyecto. Las categorías aún no han llegado a la aplicación móvil de Outlook, por lo que tendrá que categorizar en el cliente o en la aplicación web.

Al  categorizar su correo, puede categorizar todo en una sola carpeta seleccionando todo el correo electrónico (usando Ctrl + A), y luego seleccionando su categoría (o categorías) de su elección. Incluso puede cambiar la vista de la carpeta Archivo para que agrupe el correo por categorías, lo que imitará la estructura de una carpeta. Luego, obtiene el beneficio del etiquetado y el beneficio de una vista de carpeta.

Etiquetado en Gmail

En Gmail, el etiquetado se denomina "etiquetado" y funciona tanto en la web como en las aplicaciones móviles. Al igual que en Outlook, puede crear tantas etiquetas como desee (más o menos, hay un límite de 5000, después de lo cual Google dice que puede experimentar problemas de rendimiento, pero pocas personas lo hacen) y asignarles colores. También puede crear filtros para etiquetar los correos electrónicos automáticamente en función de los criterios que desee.

Las etiquetas se han convertido en una parte intuitiva e integral de la experiencia de Gmail, principalmente porque no puede agregar carpetas. Por lo tanto, obtenga etiquetas y observe cómo su buzón se convierte en un lugar completamente diferente y mejor.

Marcar en Apple Mail

Etiquetar en Apple Mail se conoce como "marcar". A diferencia de Outlook, está limitado a las siete banderas existentes, por lo que no hay forma de evitarlo: Apple no lo ha hecho muy bien aquí. Sin embargo, en su defensa, presionan mucho a las carpetas inteligentes. Aunque estos no son tan simple ni rápido como etiquetas, no es un sistema que puede utilizar para agrupar su correo electrónico. Hemos cubierto las carpetas inteligentes y sabemos que funcionan, pero de las tres aplicaciones de correo electrónico que cubrimos aquí, Apple Mail es la menos adecuada para un método de archivo único.

Vamos a buscar

Ya sea que esté utilizando un cliente de correo electrónico (como Microsoft Outlook o Apple Mail), una interfaz web (como Gmail o Yahoo! Mail) o una aplicación de correo en su teléfono, la búsqueda es su amigo. La mayoría de las veces, un nombre o una etiqueta (o una combinación de los dos) será suficiente para encontrar lo que está buscando. Puede buscar "Joe BBQ", por ejemplo, para encontrar ese correo electrónico de Joe sobre la barbacoa que tendrá la próxima semana, o "Project Alpha" para encontrar todos los correos electrónicos etiquetados con "Project Alpha". Pero hay muchas técnicas de búsqueda avanzadas y fáciles para ayudarlo a encontrar esos correos electrónicos enterrados un poco más en la pila de resultados similares.

Uso de la búsqueda de Outlook

Las capacidades de búsqueda de Outlook solían ser un poco incompletas, pero esos días se han ido. Ahora, la búsqueda en el cliente de Outlook, la interfaz web o la aplicación móvil es increíblemente rápida y precisa. Sin embargo, el cliente contiene las herramientas de búsqueda más poderosas, por lo que ese es el lugar al que debe acudir si tiene una consulta de búsqueda particularmente refinada o compleja.

El cuadro de búsqueda se encuentra encima del panel de correo principal y siempre está disponible.

El cuadro de búsqueda de Outlook

Hemos cubierto cómo cambiar las ubicaciones de búsqueda de la carpeta actual a otras áreas de Outlook antes. También puede encontrar rápidamente mensajes relacionados con el remitente actual haciendo clic con el botón derecho en el mensaje en su bandeja de entrada, seleccionando "Buscar relacionados" y luego "Mensajes en esta conversación" o "Mensajes del remitente".

La opción de menú "Buscar relacionados", con "Mensajes del remitente" resaltada

Outlook encontrará los correos electrónicos anteriores en la conversación, o del remitente, y los mostrará.

Si realiza la misma búsqueda con regularidad, puede crear carpetas de búsqueda dinámica personalizadas para realizar la misma búsqueda cada vez que las abra. Estos son particularmente útiles para encontrar nuevos correos electrónicos con palabras clave específicas o propiedades particulares, como tamaño, archivos adjuntos o categorías.

Para realizar una búsqueda más compleja, puede utilizar la opción "Búsqueda avanzada". Esto se encuentra en la pestaña Buscar, que solo aparece al hacer clic en el cuadro Buscar. En la pestaña Buscar, haga clic en Herramientas de búsqueda> Búsqueda avanzada.

La opción de menú "Búsqueda avanzada"

Esto abre el panel Búsqueda avanzada, donde puede elegir tantos criterios como desee buscar.

El panel "Búsqueda avanzada".

Utilice las pestañas Más opciones y Avanzado para acceder a criterios adicionales. Las opciones de Búsqueda avanzada son extraordinariamente grandes y utilizan propiedades que es casi seguro que no sabía que existían. Por ejemplo, aquí hay un vistazo a Avanzado> Todos los campos de correo entre los que puede elegir.

Las opciones de "Todos los campos de correo", de las cuales hay muchas.

Puede usar la Búsqueda avanzada para recuperar cualquier correo electrónico de su archivo, y es bastante rápido para hacerlo, incluso con consultas complejas.

Tenga en cuenta que si está utilizando una cuenta de correo electrónico de Microsoft, Outlook de forma predeterminada solo sincroniza los últimos 12 meses de correo, pero puede cambiar esto para incluir todos sus correos electrónicos si lo desea.

Usar la búsqueda de Gmail

Como era de esperar, la búsqueda de Gmail es rápida y precisa tanto en la interfaz web como en la aplicación móvil. Hay un montón de palabras clave contra las que puede buscar, como "desde", "hasta", "más nuevo que", "más antiguo que", "etiqueta", etc. En lugar de pedirle que recuerde todo esto, la interfaz web proporciona un filtro desplegable, que hemos cubierto en profundidad antes.

En dispositivos móviles, puede ingresar su término de búsqueda en el cuadro de búsqueda de la misma manera, pero, en el momento de escribir este artículo, el menú desplegable de filtros no está disponible. Aún puede ir a gmail.com y abrir su correo allí si necesita una búsqueda avanzada sobre la marcha. Hay una lista completa de operadores de búsqueda de Gmail, todos los cuales funcionan tanto en la interfaz web como en la aplicación móvil. Si puedes dominarlos, serás un jefe de Gmail en poco tiempo.

Uso de la búsqueda de correo de Apple

Apple Mail no tiene la misma capacidad de búsqueda avanzada que Outlook, pero tiene una ventaja significativa: puede buscar correos electrónicos con Spotlight. Si es un usuario de Spotlight (y debería serlo), puede buscar correo directamente desde allí. También puede configurar buzones de correo inteligentes, que son un poco como las carpetas de búsqueda dinámica de Outlook.

Entre el etiquetado y la búsqueda, debería poder ubicar la mayoría de los mensajes con bastante rapidez en cualquier aplicación de correo. Outlook probablemente tiene el etiquetado más efectivo porque cubre cualquier elemento, no solo el correo, y la búsqueda de Gmail es insuperable. Apple Mail no necesariamente puede competir con ninguno de estos, pero si bien su etiquetado no es excelente, la búsqueda y el filtrado automático son bastante buenos.

¡Elija la aplicación de correo adecuada para usted y comience a organizarse!

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