Cómo convertir rápidamente los correos electrónicos en tareas

 

Si está utilizando OHIO (Solo manejarlo una vez) para clasificar su correo electrónico, probablemente desee convertir algunos de sus correos electrónicos en tareas. A continuación, le mostramos cómo hacerlo de manera rápida y eficiente para que pueda continuar con el manejo de sus otros correos electrónicos.

Hágalo rápido y fácil

Su bandeja de entrada no es una lista de tareas pendientes; es una bandeja de entrada. Es tentador dejar correos electrónicos en su bandeja de entrada porque es más fácil, pero las tareas que debe realizar quedan enterradas en la avalancha de correos electrónicos entrantes.

He aquí por qué la gente se mete en problemas. El proceso manual para convertir un correo electrónico en una tarea suele ser algo como esto:

1. Abra su administrador de lista de tareas preferido.
2. Crea una nueva tarea.
3. Copie y pegue las partes relevantes del correo electrónico en la nueva tarea.
4. Establezca los detalles, como la prioridad, la fecha de vencimiento, el código de color y cualquier otra cosa que use.
5. Guarde la nueva tarea.
6. Archivar o eliminar el correo electrónico.

Son seis pasos, solo para agregar algo a una lista de tareas pendientes. No es de extrañar que termine con los correos electrónicos saturando su bandeja de entrada. ¿Y si pudieras reducir esos seis pasos a cuatro? ¿O tres?

¡Bien tu puedes! Y te mostraremos cómo.

Algunos clientes de correo electrónico son mejores para la creación de tareas que otros

Hay muchos clientes disponibles para administrar su correo electrónico y, como era de esperar, algunos son mejores que otros para crear tareas.

Para los clientes web, Gmail hace muy bien su trabajo. La aplicación Tareas está integrada y es fácil convertir un correo en una tarea. Incluso hay un atajo de teclado para crear una tarea directamente desde un correo electrónico, sin necesidad de usar el mouse. Si no desea un cliente de escritorio, probablemente Gmail sea su mejor opción.

Para los clientes de escritorio de Windows, Outlook gana sin lugar a dudas. Thunderbird tiene algunas funciones de administración de tareas integradas, y no son malas, pero Outlook es mucho más hábil y te permite conectarte a innumerables aplicaciones de terceros. Si no puede usar Outlook por alguna razón, Thunderbird es una buena alternativa. Sin embargo, si ya usa un administrador de listas de tareas de terceros, Thunderbird no cortará la mostaza.

En una Mac, la imagen es un poco menos positiva. Apple Mail realiza una gestión de tareas deficiente en comparación con Gmail y Outlook. Si desea administrar tareas en un cliente de escritorio, probablemente su mejor opción sea Thunderbird para Mac. O puede enviar un correo electrónico a su administrador de listas de tareas de terceros y administrarlos allí.

Cuando se trata de aplicaciones móviles, tanto Gmail como Outlook funcionan prácticamente de la misma manera. Ninguna tiene las herramientas de creación de tareas de la web o las versiones de cliente, pero ambas transfieren automáticamente los complementos a aplicaciones de terceros. Por lo tanto, si administra sus tareas en Trello e instala el complemento en el cliente de Gmail o Outlook, también estará disponible automáticamente cuando abra la aplicación móvil correspondiente. Además, cuando instala un complemento en Outlook, se instala automáticamente en el cliente de escritorio y en las aplicaciones web y móviles.

Al igual que en una Mac, las personas que tienen un iPhone y quieren usar Apple Mail no obtendrán mucho de la aplicación móvil. Puede usar clientes de Gmail o Outlook, pero no son de mucha utilidad si desea sincronizar sus tareas desde su teléfono a su Mac.

Debido a que Gmail y Outlook son la flor y nata de este cultivo en particular, nos centraremos en ellos. Si tiene un cliente favorito que maneja muy bien la creación de tareas, háganoslo saber en los comentarios y le echaremos un vistazo.

Creación de tareas desde Gmail

Google proporciona una aplicación llamada Tareas, que está integrada en Gmail. Es un administrador de listas de tareas simple con opciones bastante mínimas, aunque hay una aplicación móvil que le brinda algunas opciones de personalización más. Si necesita algo simple que funcione perfectamente con su bandeja de entrada de Gmail, Tasks es una opción sólida. Convertir un correo electrónico en una tarea es muy simple: con el correo electrónico abierto, haga clic en el botón "Más" en la barra de tareas y seleccione "Agregar a tareas".

Si eres una persona que usa atajos, Shift + T hace lo mismo. La aplicación Tareas se abre en la barra lateral y muestra su nueva tarea.

Si necesita editar la tarea para agregar una fecha de vencimiento, detalles adicionales o subtareas, haga clic en el icono Editar.

No es necesario guardar los cambios, ya que se hace automáticamente. Cuando haya terminado, haga clic en el botón Archivar en su Bandeja de entrada (o use el atajo de teclado "e") para mover el correo electrónico a su Archivo.

Son tres sencillos pasos:

1. Haz clic en la opción "Agregar a tareas" (o usa el atajo Shift + T).
2. Establezca la fecha de vencimiento, los detalles adicionales o las subtareas.
3. Archivar (o eliminar) el correo electrónico.

Como beneficio adicional, puede configurar Chrome para que muestre sus Tareas cuando abra una nueva pestaña. Hay una aplicación para iOS y Android para Tareas. Es tan fácil crear una tarea en la aplicación móvil como en la aplicación web. Haga clic en los tres puntos en la parte superior del correo y seleccione "Agregar a tareas".

Esto crea inmediatamente una nueva tarea.

Si Google Tasks no tiene todo lo que necesita, o si ya se siente cómodo con otro administrador de tareas, probablemente haya un complemento de Gmail para ello. Actualmente, existen complementos para aplicaciones populares de tareas pendientes, como Any.do, Asana, Jira, Evernote, Todoist y Trello, y otras (aunque no Microsoft To-Do o Apple Reminders).

Anteriormente cubrimos la instalación de complementos de Gmail en general, y el complemento de Trello específicamente. Los diferentes complementos le brindan diferentes opciones, pero todos los complementos de la lista de tareas generalmente le permiten agregar una tarea directamente desde un correo electrónico seleccionado. Los complementos de la lista de tareas también están disponibles como aplicaciones web y móviles que se sincronizan automáticamente entre sí. Y al igual que con Tareas, puede acceder a sus complementos cuando esté en la aplicación móvil de Gmail.

Crear tareas desde Outlook

Outlook tiene una aplicación incorporada llamada Tasks, que también está disponible como una aplicación web en Office 365. Las cosas se complican un poco aquí porque en 2015 Microsoft compró Wunderlist, el popular administrador de tareas pendientes. Ha pasado los últimos cuatro años convirtiéndolo en una nueva aplicación solo web de Office 365 llamada (quizás un poco sin imaginación) Microsoft To-Do. Eventualmente reemplazará la funcionalidad de Tareas incorporada en Outlook.

Sin embargo, en este momento, Tareas sigue siendo el administrador de tareas pendientes de Outlook y no hay una fecha definida o una versión de Outlook en la que esto cambie. Solo mencionamos esto porque si usa O365, encontrará que cualquier tarea que agregue a las Tareas de Outlook también aparece en Microsoft To-Do. To-Do todavía no muestra todos los datos que puede agregar a una tarea, pero, en algún momento, lo hará.

Por ahora, Microsoft Tasks es el administrador de tareas integrado de Outlook, así que nos centraremos en eso.

Uso del cliente de escritorio de Outlook

Aquí es donde Microsoft tradicionalmente sobresale, y tampoco te defraudarán. Existen varios métodos para crear una tarea a partir de un correo electrónico para satisfacer todos los gustos. Usted puede:

1. Arrastre y suelte un correo electrónico en el panel Tareas pendientes.
2. Mueva o copie el correo electrónico a la carpeta Tareas desde el menú contextual del botón derecho.
3. Utilice un paso rápido para crear una tarea.

Nos enfocaremos en usar un Quick Step porque esto ofrece el máximo provecho de nuestro dinero, y puede asignar un atajo de teclado a un Quick Step por si acaso.

Si nunca antes ha usado Tareas de Outlook, consulte nuestra guía del panel Tareas pendientes para que pueda ver sus tareas junto a su correo.

Una vez que haya abierto el panel Tareas pendientes, crearemos un Paso rápido que marca el correo electrónico como leído, crea una tarea y mueve el correo electrónico a su archivo. También vamos a agregar un atajo de teclado, para que nunca tenga que usar su mouse para crear una tarea desde un correo electrónico.

Los Pasos rápidos le permiten definir múltiples acciones para un solo clic de botón (o atajo de teclado). Son simples de crear e incluso más simples de usar, pero si no los ha revisado antes, tenemos  una guía definitiva sobre ellos. Una vez que haya leído esa guía, cree un nuevo Paso rápido y luego agregue las siguientes acciones:

1. Crea una tarea con el texto del mensaje.
2. Marcar como leído.
3. Mover a la carpeta (y seleccionar su carpeta de Archivo como la carpeta a la que mover).

Elija un método abreviado de teclado y asígnele un nombre (como "Crear tarea y archivar") y luego haga clic en "Guardar". Ahora está visible en la sección Inicio> Pasos rápidos.

Ahora, siempre que desee convertir un correo electrónico en una tarea, simplemente haga clic en el Paso rápido (o use el método abreviado de teclado) y creará una nueva tarea. Toma el título de la línea de asunto del correo electrónico y el cuerpo del correo electrónico se convierte en el contenido.

Edite los detalles que desee (hay muchas más opciones de personalización en las tareas de Outlook que en las tareas de Gmail) y haga clic en "Guardar y cerrar".

A diferencia de Gmail, necesita guardar la nueva tarea pero, también a diferencia de Gmail, Quick Step archiva el correo electrónico por usted.

Así que también son tres sencillos pasos para Outlook:

1. Haga clic en el Paso rápido (o use el acceso directo que asignó).
2. Configure las opciones o detalles que considere oportunos.
3. Haga clic en "Guardar y cerrar".

Uso de la aplicación web de Outlook

En este punto, es posible que espere que le mostremos cómo crear una tarea con la aplicación web de Outlook (Outlook.com). No lo haremos porque no hay una forma nativa de convertir un correo electrónico en una tarea en la aplicación web de Outlook. Puede marcar un correo, lo que significa que aparecerá en la lista de Tareas, pero eso es todo.

Este es un descuido sorprendente de Microsoft. No podemos evitar sentir que, en algún momento, habrá un cambio a Microsoft To-Do que incluirá una estrecha integración Outlook> To-Do.

Sin embargo, las cosas son un poco mejores cuando se trata de la integración de aplicaciones de terceros. Actualmente, existen complementos para aplicaciones populares de tareas pendientes, como Asana, Jira, Evernote y Trello, así como otras (aunque no Tareas de Gmail ni Recordatorios de Apple). Los diferentes complementos le brindan diferentes opciones, pero, al igual que con Gmail, todos los complementos de la lista de tareas por lo general le permiten agregar una tarea directamente desde un correo electrónico seleccionado y sincronizar automáticamente las aplicaciones web y móviles.

Uso de la aplicación móvil de Outlook

Al igual que la aplicación web de Outlook, no existe una forma nativa de convertir un correo en una tarea desde la aplicación móvil de Outlook, aunque hay una aplicación de Microsoft To-Do disponible tanto para iOS como para Android. Realiza un seguimiento de los correos electrónicos que ha marcado en cualquiera de las aplicaciones de Outlook, pero eso no es realmente lo mismo que la integración de tareas. Si desea convertir los correos electrónicos de Outlook en tareas de Outlook, realmente necesita usar el cliente de Outlook.

Si está utilizando un administrador de listas de tareas de terceros, puede acceder a sus complementos cuando esté en la aplicación móvil de Outlook.

Creación de tareas desde Apple Mail

Si está utilizando Apple Mail, sus únicas opciones reales son reenviar su correo a una aplicación de terceros (como Any.do o Todoist) y administrar sus tareas allí, o arrastrar y soltar correos electrónicos en Recordatorios. Entonces, para Apple, el proceso manual es:

1. Abra su administrador de lista de tareas preferido.
2. Reenvíe el correo electrónico a una aplicación de terceros o suéltelo en Recordatorios.
3. Establezca los detalles, como la prioridad, la fecha de vencimiento, el código de color y cualquier otra cosa que use.
4. Guarde la nueva tarea.
5. Archivar o eliminar el correo electrónico.

No hay mucho que pueda hacer para mejorar ese proceso porque Apple no ha acoplado el correo y los recordatorios de manera muy estrecha. La compañía tampoco permite mucha integración con aplicaciones de terceros. Hasta que esto cambie (y dudamos que suceda en el corto plazo), su mejor opción es reenviar su correo a un administrador de listas de tareas de terceros.

Si prefiere manejar sus correos electrónicos solo una vez, la creación de tareas debe ser lo más rápida y fácil posible. De lo contrario, su bandeja de entrada seguirá siendo una lista de tareas pendientes.

Con sus administradores de listas de tareas pendientes y complementos de terceros, Gmail y Outlook le brindan las herramientas que necesita para crear tareas a partir de correos electrónicos de manera rápida, fácil y eficiente.