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miércoles, 6 de enero de 2021

Cómo compartir su pantalla sin revelar información privada

 

Un hombre mirando su computadora portátil con una expresión de asombro.

¿Es nuevo en el mundo del trabajo a distancia? Minimice sus posibilidades de avergonzarse frente a sus colegas con un percance al compartir la pantalla. Algunas precauciones pueden ayudarlo a separar su vida personal de su vida laboral.

Cree una cuenta de usuario solo para el trabajo

A raíz del coronavirus global, muchas personas trabajan desde casa por primera vez. Si eres uno de ellos, es posible que tengas que usar la computadora de tu casa.

En la computadora de su hogar, probablemente no le dé ni un segundo pensamiento al fondo del escritorio, qué aplicaciones ejecuta todo el tiempo o las notificaciones que recibe.

Crea una cuenta en macOS

Sin embargo, la forma más fácil de mantener su privacidad y cambiar al "modo de trabajo" en una computadora personal es crear una nueva cuenta de usuario que pueda usar únicamente para trabajar. Los pasos para hacer esto difieren según el sistema operativo que esté ejecutando su computadora.

Siga estos pasos para crear una nueva cuenta de usuario en Windows 10:

  1. Presione Windows + I para abrir la aplicación "Configuración".
  2. Haga clic en "Cuentas" y luego seleccione "Familia y otras personas" de la lista.
  3. Haga clic en "Agregar a otra persona a esta PC" y luego  siga el procedimiento de configuración.

Siga estos pasos para crear una nueva cuenta de usuario en macOS:

  1. Inicie "Preferencias del sistema" desde el dock o  búsquelo con Spotlight.
  2. Haga clic en "Usuarios y grupos", haga clic en el icono de candado en la esquina inferior izquierda, luego escriba su contraseña de administrador.
  3. Haga clic en el signo más (+) en la esquina inferior izquierda y siga el procedimiento de configuración.

Cuando se configura su nueva cuenta, puede cerrar la sesión o cambiar de cuenta como lo haría normalmente. Cuando inicias sesión por primera vez, debes autorizar las cuentas de correo electrónico, los inicios de sesión de Slack u otros servicios. Resista la tentación de agregar cuentas personales.

Al hacer esto, se asegura de que no se divulgue información personal durante una videollamada. También eliminas las distracciones personales, como los mensajes de amigos y las notificaciones de Twitter, que te ayudarán a hacer más trabajo. Tome descansos regulares y cambie a su cuenta personal cuando sea necesario.

¿No quieres crear una cuenta completamente nueva? Aún puede evitar la vergüenza siguiendo unos sencillos consejos.

Compartir solo ventanas de aplicaciones específicas

La videoconferencia le permite hablar cara a cara con colegas y, en la mayoría de los casos, compartir su pantalla. Esto es útil cuando alguien está dando una presentación, discutiendo cifras en una hoja de cálculo o simplemente cotejando ideas en una pizarra o mapa mental.

La mayoría de las aplicaciones de videoconferencia le permiten compartir todo su escritorio o una ventana individual. Si bien puede ser tentador compartir su escritorio con facilidad, compartir solo la ventana que sus colegas necesitan ver es una mejor idea.

Especificar qué ventana compartir en Google Hangouts

La forma de hacerlo depende del servicio de videoconferencia que esté utilizando. Obviamente, querrá evitar cualquier cosa que se parezca a "Compartir escritorio" en favor de algo como "Compartir ventana". Algunas aplicaciones (como Google Hangouts Meet ) le pedirán que elija si desea compartir su ventana o la pantalla completa.

Sea lo que sea lo que use para mantenerse en contacto con sus compañeros de trabajo, experimente con él para que pueda dominar sus habilidades para compartir pantalla antes de que necesite usarlas.

Usa un fondo de pantalla aburrido

¿Le gustaría que su fondo de pantalla de Hora de aventuras aparezca en medio de una presentación o reunión? Mientras que algunos de ustedes pueden tener un jefe que es "totalmente genial así", otros probablemente no.

Si necesita mantener un aire de profesionalismo mientras usa una aplicación para compartir pantalla, considere cambiar a un fondo de pantalla aburrido. Depende de usted, pero piense en cómo responderían sus clientes, colegas o jefe si vieran su fondo de pantalla actual.

El fondo de pantalla básico de macOS Catalina de una isla rocosa rodeada por el mar.

Puede simplemente establecer un color sólido o usar cualquiera de los fondos de pantalla de macOS o Windows. También es fácil buscar fondos de pantalla geniales en Google.

Limpia tu navegador

Su navegador puede revelar mucha información personal. La mayoría de nosotros solemos tener varias pestañas abiertas simultáneamente. También suele haber una barra de marcadores para una navegación rápida y algunas extensiones en la parte superior.

La forma más sencilla de separar las sesiones de navegación del trabajo de las personales es utilizar navegadores independientes. Los atajos de teclado más comunes funcionan en la mayoría de los navegadores, así que siéntete libre de elegir y usar Chrome, Firefox, Safari, Edge o algo más.

Los logotipos de Firefox, Chrome, Safari y Edge.

En Chrome y Firefox, puede utilizar perfiles alternativos. Todas sus pestañas personales estarán seguras bajo un perfil, mientras trabaja en el otro. Sin embargo, dado que puede tener ambos abiertos simultáneamente, asegúrese de cerrar siempre su perfil personal para evitar contratiempos.

Si todo eso le parece demasiado, puede simplemente eliminar sus pestañas personales. Puede usar una extensión de sesión del navegador (como Session Buddy para Chrome ) para guardar todo antes de cerrarlo.

Si va a utilizar su navegador personal para trabajar, es posible que también tenga algunos marcadores reveladores en exhibición en la barra de marcadores. Para ocultar sus marcadores en la mayoría de los navegadores, haga clic en "Ver" y luego seleccione "Ocultar favoritos" o "Ocultar barra de marcadores" (el nombre de la configuración depende del navegador).

También puede borrar el historial de su navegador si le preocupa el autocompletado.

Deshabilitar notificaciones innecesarias

Incluso si solo comparte una ventana (especialmente si ocupa toda la pantalla), puede ser víctima de una notificación emergente embarazosa. Lo último que desea que vean sus compañeros de trabajo es un mensaje de malas palabras de un amigo o un “exceso de participación” de su cónyuge.

El menú "Hoy" en macOS.

Para resolver esto, puede silenciar todas las notificaciones, pero recuerde hacerlo siempre antes de su llamada de conferencia. Tanto macOS como Windows 10 tienen una opción para esto.

Siga estos pasos para silenciar las notificaciones en macOS:

  1. Deslice dos dedos hacia la derecha en el trackpad o haga clic en el icono en la esquina superior derecha de la pantalla para abrir el "Centro de notificaciones" (o "Hoy").
  2. Desplácese hacia arriba y active la opción "No molestar".

Siga estos pasos para silenciar las notificaciones en Windows 10:

  1. Presione Windows + A o haga clic en el icono del Centro de actividades cerca de la parte inferior derecha de la pantalla para abrir el "Centro de actividades".
  2. Haga clic en "Horas tranquilas" o "Asistencia de enfoque" para silenciar las notificaciones.

También puede silenciar las notificaciones por aplicación si le resulta más conveniente. No olvide volver a encenderlos más tarde si los necesita. En Windows, puede navegar a Sistema> Notificaciones y acciones para hacer esto; en una Mac, dirígete a Preferencias del sistema> Notificaciones.

Ocultar aplicaciones innecesarias

Puede dejar Steam funcionando para actualizar sus juegos o navegar por el catálogo durante cualquier tiempo de inactividad. Sin embargo, es posible que su jefe no sea tan comprensivo cuando vea ese ícono rebotando en el muelle o en la barra de tareas durante las horas de trabajo.

La opción "Salir" en Steam en macOS.

Antes de comenzar a trabajar (o, al menos, antes de iniciar una videollamada o una sesión para compartir pantalla), asegúrese de cerrar u ocultar las aplicaciones innecesarias.

Las siguientes son algunas de las aplicaciones que quizás desee ocultar durante el horario laboral:

  • Tiendas de juegos:  Steam, Epic Game Store, GOG Galaxy, EA Origin, Uplay, Xbox (Windows 10), etc.
  • Servicios de transmisión: Netflix, Hulu, HBO GO / NOW, etc.
  • Aplicaciones para compartir archivos: Transmission, uTorrent, Vuze, Deluge, qBittorrent, etc.
  • Cuentas personales:  aplicaciones de correo electrónico, diarios, notas privadas, fotos, etc.

En resumen, ¡es una buena idea ocultar cualquier cosa que no debería estar haciendo mientras se supone que debe estar trabajando!

Cerrar sesión en los servicios de mensajería

Cerrar sesión en los servicios de mensajería puede ser más fácil que tener que desactivar o activar las notificaciones constantemente. También puede encontrar que esto le ayude a concentrarse más en su trabajo. Incluso si silencia las notificaciones, puede perder horas enviando mensajes a la gente; eso es mucho más difícil de hacer si tiene que iniciar sesión primero.

Haz clic en "Cerrar sesión" en el menú de iMessage en una Mac.

Las dos aplicaciones más comunes son Mensajes para Mac y Hangouts para Android en Mac o Windows. Cada una de estas aplicaciones puede reflejar los mensajes de texto de su dispositivo móvil, independientemente de si son contactos del trabajo o personales. Si prefiere dejar los mensajes de texto en su teléfono, simplemente cierre la sesión del programa en su computadora.

Sin embargo, asegúrese de mantener las aplicaciones que serían vitales para el trabajo, como Slack, Skype o WhatsApp. Si crea una cuenta de trabajo separada en su computadora, esto es más fácil porque no iniciará sesión en ningún cliente de mensajería no esencial en primer lugar.

Deje cosas personales en su dispositivo móvil

Debido a que su dispositivo móvil probablemente rara vez se aleja de su lado, y puede cargarlo mientras trabaja, ¿por qué no dejar todas las cosas personales en su teléfono o iPad? Eso es asumiendo que no compartirás la pantalla con ellos, por supuesto.

En lugar de abrir una nueva pestaña para buscar la letra de la canción que se está reproduciendo, búscala en tu teléfono. No inicie Recordatorios en su Mac para agregar espaguetis a su lista de compras; deja que Siri lo maneje en tu iPhone. ¿Se pregunta cómo estará el clima para ese próximo viaje de campamento? "Ok Google, ¿cómo será el tiempo en las Montañas Azules la semana que viene?" probablemente sea más rápido de todos modos. Envía mensajes privados y chatea en tu teléfono en lugar de en tu computadora también.

Si aún no se ha avergonzado frente a 50 colegas en una videollamada, considérese afortunado. La mayoría de los trabajadores remotos han tenido esta experiencia incómoda antes. Sin embargo, si sigue estos consejos, ¡pueden ayudarlo al menos a mantener una apariencia de profesionalismo!

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