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lunes, 28 de diciembre de 2020

Cómo guardar una hoja de Excel como PDF

 El logotipo de Microsoft Excel sobre un fondo gris

Guardar una hoja de cálculo de Excel como PDF puede resultar confuso, y el archivo terminado a menudo se ve diferente de cómo queremos que se presente. Aquí se explica cómo guardar una hoja como un archivo PDF limpio legible.

Archivos de Excel como PDF

Hay muchos escenarios en los que es posible que desee guardar un documento de Excel como un archivo PDF en lugar de una hoja de cálculo. Por ejemplo, si desea enviar solo una parte específica de una hoja más grande o no desea que sea editable. Sin embargo, convertir un archivo de Excel a PDF puede ser un poco complicado.

A menudo, no pensamos en las hojas de cálculo de Excel como documentos con bordes, páginas y márgenes. Sin embargo, cuando se trata de convertir estos archivos en documentos PDF que se pueden leer, imprimir o distribuir a otras personas, es algo que debe tener en cuenta. Su archivo debe ser legible y comprensible, sin columnas perdidas aleatorias en otras páginas o tamaños de celda que sean demasiado pequeños para leer.

A continuación, le indicamos cómo convertir su hoja de cálculo en un documento PDF presentable e imprimible.

Configurar la página

Excel: configuración de página

Si usa Office 2008 o posterior, navegue hasta la pestaña Diseño de página. Aquí, verá varias opciones agrupadas en la sección Configuración de página. Aquí están los tres primeros:

  • Márgenes: el  tamaño del espacio en blanco entre el borde de un documento y la primera celda
  • Orientación:  si desea que el archivo terminado esté en modo horizontal o vertical
  • Tamaño:  el tamaño de la página de su documento terminado

Estos funcionan casi igual que en un documento de Word, así que configúrelos en función de cómo desea que se vea su PDF terminado. Tenga en cuenta que la mayoría de las hojas de cálculo de Excel son más legibles en orientación horizontal que en vertical, a menos que tenga muy pocas columnas. Las hojas que se guardan en formato vertical tienden a tener columnas que quedan fuera del área de impresión final, lo que puede hacer que sea muy difícil navegar y leer el documento.

Además, puede agregar un encabezado y un pie de página a su diseño final. Haga clic en la flecha en la esquina inferior derecha de la sección Configuración de página, luego haga clic en la pestaña Encabezado / Pie de página. Puede seleccionar una de las opciones generadas por Office o crear una propia utilizando la función "Personalizar".

Excel: encabezado y pie de página

También tiene la opción de cambiar el fondo de su impresión. Para hacer esto, haga clic en el botón Fondo en Configurar página. Puede seleccionar una imagen de su computadora portátil o de la nube, y esta imagen se colocará en mosaico en toda la hoja.

Definición de un área de impresión y ajuste

A continuación, debe determinar qué área se convertirá en un PDF, así como cuántas filas y columnas habrá en cada página.

La primera forma de definir el área es hacer clic y arrastrar para seleccionar todas las celdas que desee en su documento. Luego, vaya a Configuración de página> Área de impresión> Establecer área de impresión. Esto creará una delgada línea gris alrededor de toda el área que se imprimirá. Cuando cree su PDF, no se incluirá todo lo que esté fuera de esta área. También puede ingresar manualmente las celdas haciendo clic en la flecha en la esquina inferior izquierda y yendo a Hojas> Área de impresión.

Excel - Área de impresión

Al igual que en Microsoft Word, también puede crear saltos de página para segmentar diferentes tablas. Estos saltos de página pueden ser tanto horizontales como verticales. Vaya a la celda donde desea colocar un salto de página, haga clic en la pestaña "Diseño de página" en la cinta y seleccione Configurar página> Saltos de página> Insertar salto de página. Esto creará un descanso justo arriba y a la izquierda de su celda actual.

Excel: saltos de página

Otra cosa importante que debe hacer es definir la opción Escalar para ajustar. A la derecha de Configuración de página, verá tres opciones: Ancho, Alto y Escala. Las opciones Ancho y Alto le permiten establecer en cuántas páginas aparecerán las filas o columnas de su tabla. Por ejemplo, si tiene muchas filas pero solo unas pocas columnas, lo ideal es establecer el Ancho en una página. La escala, por otro lado, determinará el cambio de tamaño general de toda su área de impresión.

Excel: escalar para ajustar

Opciones de hoja

El último menú al que debe prestar atención es Opciones de hoja. Estos son ajustes que afectan la apariencia de su hoja impresa final. Para acceder a las opciones de la hoja completa, haga clic en la flecha en la esquina inferior izquierda de las secciones de Opciones de hoja.

Excel - Opciones de hoja

Aquí hay una descripción general de las diversas personalizaciones que puede hacer en este menú:

  • Imprimir títulos:  puede congelar filas y columnas específicas de la hoja en su lugar para que aparezcan en cada página, como encabezados y etiquetas.
  • Líneas de cuadrícula: esto le permite establecer si se muestran o no las líneas de cuadrícula, que son las líneas entre celdas que aparecen cuando no hay un borde pintado en ellas.
  • Encabezados:  esto le permite mostrar encabezados, que son las etiquetas alfabéticas (A, B, C) y numéricas (1, 2, 3) fijas en el eje xy el eje y de las hojas de cálculo de Excel.
  • Comentarios, notas y errores: muestra los  comentarios, notas y advertencias de error incrustados en el documento final.
  • Orden de impresión:  esto le permite establecer si desea crear un documento hacia abajo o hacia la derecha primero.

En este menú, puede ir a la pantalla Vista previa de impresión, donde puede echar un vistazo a su documento final. También puede ir a la pantalla con el atajo Ctrl + P.

Guardar o imprimir como PDF

Con su documento correctamente formateado y listo para funcionar, hay dos formas de crear un PDF.

Para guardar el archivo como PDF en Excel, abra el cuadro de diálogo Guardar como y seleccione PDF en el menú desplegable "Guardar como tipo". Alternativamente, puede ir a Exportar> Exportar a XPS / PDF. A partir de aquí, tiene algunas opciones. Puede decidir si desea optimizar el archivo para Estándar o Mínimo, lo que determinará la calidad final y del documento. A continuación, puede hacer clic en "Opciones" para seleccionar el área para publicar:

  • Selección:  las celdas actuales que ha seleccionado
  • Hojas activas:  la hoja actual en la que estás
  • Libros de trabajo completos:  todos los libros de trabajo del archivo actual en el que está trabajando
  • Tabla:  una tabla definida que ha creado a través de Microsoft Excel

También puede optar por ignorar el área de impresión que ha configurado por completo.

Excel: guardar como PDF

También puede imprimir el archivo como PDF. Microsoft tiene una impresora PDF incorporada llamada Microsoft Print to PDF que puede seleccionar en el menú desplegable de la impresora. Si tiene otra unidad PDF, como Adobe PDF, Foxit o PDF Xchange, también puede usar una de ellas. Antes de hacer clic en "Imprimir", revise la vista previa de impresión para asegurarse de que todo se vea correcto.

Excel: imprimir como PDF

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