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miércoles, 23 de diciembre de 2020

6 formas de sacar más provecho de Microsoft Planner

 Logotipo de Microsoft Planner

Microsoft Planner es bastante simple de usar, pero algunas de sus características más útiles no están en el centro. Si solo está creando y moviendo tareas, aquí hay seis formas de aprovechar un poco más Planner. Aquí tiene todo lo que necesita saber.

Recibir notificaciones sobre tareas

Si ya ha conectado Planner a su Outlook, ya recibirá notificaciones sobre las fechas de vencimiento. Pero si no lo ha hecho, o si desea saber cuándo se le asignaron elementos, hay una función de notificación adicional.

Haga clic en el engranaje de Configuración en la parte superior derecha de Microsoft Planner y luego seleccione la opción "Notificaciones".

Las opciones de configuración del Planificador.

Esto abrirá el panel de opciones de notificación. Elija una de las preferencias de notificación y luego seleccione el botón "Guardar".

Las opciones de notificaciones del planificador.

Si elige "Alguien me asigna una tarea", esto lo alertará por correo electrónico, Microsoft Teams (si tiene Teams) y con notificaciones push móviles (si ha instalado la aplicación móvil, que le mostraremos más adelante en este artículo). Esta función es muy útil cuando trabajas en equipo, incluso si solo estás tú y tu pareja usando Planner para resolver las tareas del hogar.

Si aún no ha conectado Planner a su Outlook, la opción "Una tarea que me asignaron está atrasada, vence hoy o vence en los próximos 7 días" le avisará por correo electrónico si llega tarde con sus tareas. Esta función funciona muy bien, pero persiste en avisarle que una tarea se retrasa. Esto puede ser excelente si tiene dificultades para cumplir con los plazos y necesita recordatorios, pero también puede ser demasiado si lo hace sentir desmotivado.

Somos fanáticos de los sistemas que lo ayudan a hacer las cosas, por lo que preferimos la última opción, pero esta opción es definitivamente una preferencia personal.

Agregar un plan a sus favoritos

Cuando comience a utilizar Planner, sus planes aparecerán en la sección "Planes recientes" de la barra lateral.

Planes recientes en la barra lateral.

Si solo tiene uno o dos planes, está bien, pero si tiene varios planes, y especialmente si se encuentra en un entorno corporativo donde las personas pueden agregarlo a planes inesperadamente, la sección "Planes recientes" puede volverse difícil de manejar con bastante rapidez .

En su lugar, puede agregar planes a la sección "Favoritos" de la barra lateral. Esto le da control sobre los planes que ve, lo que facilita la búsqueda de sus planes importantes.

Para mover un plan a la sección Favoritos, haga clic en el ícono de estrella al lado del nombre del plan.

La estrella "Favorito" junto al nombre del plan.

Esto moverá inmediatamente su plan a la sección Favoritos de la barra lateral.

Planes favoritos en la barra lateral.

Para eliminar un plan de sus Favoritos, vuelva a hacer clic en el icono de estrella y el plan volverá a la sección Planes recientes.

Cambiar las agrupaciones de tareas

De forma predeterminada, sus tareas se agrupan en los depósitos que usa: Tareas pendientes, En curso, Hecho y cualquier otro depósito que haya creado. Sin embargo, esta no es la única forma de agrupar sus tareas, por lo que Planner le brinda la opción de agrupar tareas en función de sus propiedades, como Fecha de vencimiento, Asignatario, Prioridad y más.

Para cambiar sus grupos de tareas, haga clic en el botón "Agrupar por depósito" en la parte superior derecha de la interfaz.

La opción "Agrupar por depósito".

Elija una propiedad diferente para agrupar sus tareas y se reorganizarán automáticamente. Por ejemplo, si elige "Prioridad", sus tareas se agruparán en nuevos grupos de Prioridad.

Tareas agrupadas por Prioridad.

Para volver a ver sus tareas en los grupos originales, simplemente haga clic en "Agrupar por" y seleccione "Grupo".

Esta función es realmente útil para ver las tareas por orden de fecha o, si está trabajando en equipo, por asignado, para que pueda ver quién está sobrecargado y quién no tiene suficiente trabajo. Si usa el sistema de etiquetado de colores para rastrear un proyecto, esto puede mostrarle todas las tareas para ese proyecto simplemente eligiendo agrupar por etiquetas.

Filtrar las tareas por propiedades específicas

La agrupación es una forma de organizar sus tareas, pero también puede filtrarlas para mostrar solo las tareas que desea ver. En un plan de equipo, esto es útil para ver solo las tareas que se le asignaron o solo las tareas para una etiqueta específica.

Para filtrar las tareas, haga clic en "Filtrar" en la parte superior derecha.

La opción "Filtro".

Haga clic en uno de los nombres de propiedad para elegir un valor para filtrar. Vamos a filtrar por el valor "Urgente" en la propiedad Prioridad.

La opción Filtro que muestra los filtros de prioridad.

El plan ahora mostrará solo aquellas tareas que tienen una prioridad de "Urgente".

Tareas filtradas por una prioridad de "Urgente".

Puede aplicar tantos filtros como desee al mismo tiempo, por lo que puede filtrar por tareas urgentes con una etiqueta amarilla asignada a Jane y que vencen la próxima semana, por ejemplo.

Si las propiedades no son lo suficientemente específicas, también puede filtrar por palabras clave dentro de las tareas.

La opción "Filtrar por palabra clave".

Esto mostrará cualquier tarea que tenga la palabra clave en cualquier parte del título. Para borrar el filtro, haga clic en "Filtro" de nuevo y luego seleccione el botón "Borrar".

La opción "Borrar" en el panel Filtro.

Cuantas más tareas tenga su planificador, más útil será el filtrado.

Genere estadísticas sobre su plan

Si eres un gerente que necesita informar sobre el trabajo de tu equipo, sabrás la importancia de las estadísticas. Planner proporciona algunos gráficos básicos para ayudarlo a comprender el estado actual de su plan de manera que sea fácil de informar.

Para acceder a los gráficos de Planner, haga clic en Gráficos en la parte superior del plan.

La opción Gráficos.

Esto le brinda algunas representaciones visuales del plan tal como está actualmente.

Gráficos de ejemplo para un plan.

También le brinda un desglose de las tareas según la prioridad y el asignado más abajo en la página. Estos gráficos son útiles hasta cierto punto, pero no son particularmente detallados ni personalizables. Para eso, necesita exportar su plan a Excel, donde puede hacer los gráficos usted mismo, o conectar la hoja de cálculo a una herramienta como Power BI para extraer las estadísticas por usted.

Para exportar el plan, haga clic en los tres puntos en la parte superior del plan y luego seleccione "Exportar plan a Excel".

La opción "Exportar plan a Excel".

Esto creará una hoja de cálculo que contiene una instantánea de los datos sobre el plan y las tareas, que puede utilizar para crear representaciones visuales de su plan utilizando cualquier herramienta que desee.

Instale la aplicación móvil Planner

Si desea poder consultar sus planes sobre la marcha, necesitará la aplicación móvil PlannerMicrosoft ha hecho que sea muy fácil conseguirlo sin tener que ir a su tienda de aplicaciones; simplemente haga clic en el enlace "Obtener la aplicación Planner" en la parte inferior de la barra lateral.

La opción "Obtener la aplicación Planner" en la barra lateral.

Esto abrirá un panel donde puede ingresar su número de teléfono. Microsoft enviará un enlace de descarga a la tienda de aplicaciones correspondiente. Si no desea usar su número de teléfono, o es una tableta que no tiene un número de teléfono, puede proporcionar una dirección de correo electrónico.

El panel "Obtener la aplicación móvil Planner".

Instale la aplicación como de costumbre y ahora podrá vigilar su trabajo sin tener que llevar consigo una computadora portátil.

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