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miércoles, 4 de noviembre de 2020

¿Cuál es la diferencia entre los archivos PST y OST de Outlook?

 El logotipo de Microsoft Outlook.

Microsoft Outlook almacena sus correos electrónicos, tareas y citas como archivos PST u OST. Ambos hacen el mismo trabajo básico. Sin embargo, existen algunas diferencias que son importantes, dependiendo de si desea hacer una copia de seguridad, restaurar o mover sus datos.

Para explicar la diferencia entre los archivos PST y OST, tenemos que explicar un poco la historia tecnológica, específicamente, la diferencia entre los protocolos de correo electrónico POP e IMAPAquí hay una descripción general rápida.

¿Qué es POP?

El protocolo de correo electrónico tradicional utilizado en los tiempos de marcación era el Protocolo de oficina postal (POP). La versión actual de POP es la versión 3 (POP3).

POP descargó todos sus correos electrónicos al cliente y luego, de forma predeterminada, los eliminó del servidor de correo electrónico. Esto significaba que solo una copia de sus correos electrónicos estaba en su computadora. Puede configurar POP para que no elimine correos electrónicos del servidor.

Sin embargo, en aquellos días, la gente normalmente consultaba su correo electrónico desde una sola computadora, por lo que realmente no era necesario mantener una segunda copia en el servidor.

Cuando usa POP, cualquier cambio que realice en su cliente de correo electrónico no se refleja en el servidor de correo electrónico. Si elimina un correo electrónico en el cliente de correo electrónico, no ocurre nada en el servidor de correo electrónico y viceversa.

¿Qué es IMAP?

Una notificación por correo electrónico en un teclado.

El Protocolo de acceso a mensajería de Internet (IMAP) es un protocolo más moderno que descarga una copia de su correo electrónico desde el servidor al cliente en su computadora. Cualquier cambio que realice en su cliente de correo electrónico se sincroniza con el servidor. Si elimina un correo electrónico en su computadora, también se elimina en el servidor de correo electrónico y viceversa.

IMAP se adapta mucho más al mundo moderno. Ahora accedemos a la misma cuenta de correo electrónico en varios dispositivos y la mayoría de las personas tienen conexiones de fibra o banda ancha "siempre activas" y datos móviles. Todo lo que haces con tu correo electrónico se sincroniza si usas IMAP.

Por ejemplo, si envía un correo electrónico desde su teléfono, puede buscar en la carpeta "Enviados" de su tableta y el correo electrónico que envió también estará allí. Es por eso que recomendamos usar IMAP a  menos que tenga una razón específica para usar POP3.

También es importante tener en cuenta que Microsoft usa Messaging API (MAPI) en lugar de IMAP para sus cuentas de correo electrónico. Si bien difieren, MAPI e IMAP sincronizan sus correos electrónicos entre el cliente y el servidor de correo electrónico.

Archivos POP, IMAP y PST y OST

El icono de Outlook en un teléfono inteligente Android.

Si tiene una cuenta POP, Outlook almacena todos sus correos electrónicos y citas en un archivo de tabla de almacenamiento personal (.pst). Se puede importar un archivo PST a Outlook. Esto lo hace ideal para mover su correo electrónico a una computadora nueva o crear una copia de seguridad que puede guardar en caso de que su computadora se bloquee o deje de funcionar.

Hasta Microsoft Outlook 2013, los archivos PST también se usaban para cuentas IMAP o MAPI. Sin embargo, a partir de Outlook 2016, el cliente almacena todos sus correos electrónicos y citas de cuentas IMAP y MAPI en un archivo de tabla de almacenamiento sin conexión (.ost).

Los archivos OST se sincronizan automáticamente con el servidor de correo electrónico, siempre que tenga una conexión a Internet. Sin embargo, a diferencia de los archivos PST, no puede importar un archivo OST a Outlook, porque no es necesario.

Si está configurando Outlook en una máquina nueva y se está conectando a su cuenta de correo electrónico a través de IMAP o MAPI, todos sus correos electrónicos estarán en el servidor y se descargarán automáticamente.

La diferencia fundamental entre los archivos PST y OST es que el contenido de un PST solo está disponible en ese archivo. Sin embargo, el contenido de un OST también está disponible en el servidor de correo electrónico y en cualquier otro dispositivo que utilice para acceder a su cuenta de correo electrónico.

¿Cuándo los necesitas?

La mayoría de las veces, no tendrá que preocuparse por los archivos PST y OST. Es poco probable que los vea o acceda directamente a ellos a menos que los busque.

En realidad, solo son importantes cuando está moviendo datos a una computadora nueva o desea archivar sus correos electrónicos. Si usa una cuenta de correo electrónico POP3, tendrá que copiar el archivo PST a su nueva computadora y luego importarlo a Outlook, o perderá todos sus correos electrónicos.

Si usa IMAP o MAPI, solo necesita conocer el tamaño de su buzón en el servidor de correo electrónico. Si alguna vez alcanza el tamaño máximo y desea conservar todos sus correos electrónicos, tendrá que exportar una parte de ellos a un archivo PST y luego eliminarlos del servidor de correo electrónico.

Luego, aún podrá ver esos correos electrónicos si importa el archivo PST a Outlook, pero ya no estarán en el servidor de correo electrónico.

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