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viernes, 27 de noviembre de 2020

Cómo BCC automáticamente los correos electrónicos usando reglas en Outlook

 Logotipo de Microsoft Outlook

A veces, es posible que desee copiar sus correos electrónicos enviados a otra dirección sin que el destinatario lo sepa. En Microsoft Outlook, puede configurar reglas para hacer esto. Lo guiaremos a través del proceso y compartiremos una advertencia importante.

La mayoría de las personas están familiarizadas con la opción CC (copia al carbón) en su programa de correo electrónico. Copiar a alguien significa que le estás enviando una copia del mensaje. Los otros destinatarios también pueden ver quién ha recibido CC.

También hay una opción BCC (copia oculta). Cualquiera que tenga CCO estará oculto a los demás destinatarios, pero podrá ver al remitente y a los destinatarios.

En Outlook, puede agregar el campo CCO a los correos electrónicos con un simple interruptor de palanca. Para hacerlo, abra un nuevo correo electrónico, cambie a la pestaña "Opciones" y luego haga clic en "Cco". Esto hará que el campo "Cco" sea visible en este y en todos los correos electrónicos nuevos. Para ocultarlo una vez más, haga clic en Opciones> Cco en cualquier correo electrónico nuevo.

Botón de alternancia "BCC" de Outlook.

Si desea CCO a alguien en un correo electrónico específico, simplemente escriba la dirección de correo electrónico de esa persona en el campo "Cco" de la misma manera que lo haría en los campos "Para" o "Cc".

El campo "Cco" se usa más comúnmente cuando se envían correos electrónicos masivos a muchos destinatarios, como un boletín informativo. Dependiendo de dónde se encuentre en el mundo, es posible que esté legalmente obligado a ocultar las direcciones de correo electrónico de las personas por razones de protección de datos.

Incluso si no existe una obligación legal imperativa, sigue siendo una buena práctica (y una cortesía común) no difundir las direcciones de correo electrónico de las personas sin su consentimiento.

Hay otros escenarios en los que es posible que desee BCC a alguien. Por ejemplo, si está tratando con un empleado o compañero de trabajo problemático, es posible que desee mantener un registro de sus interacciones por correo electrónico en caso de que necesite presentar una queja. BCC le permite enviar copias de los mensajes a cualquier dirección que desee, sin que los destinatarios lo sepan.

Si desea agregar un destinatario CCO a cada correo electrónico automáticamente oa correos electrónicos específicos, como los de una persona determinada o que contienen palabras específicas en la línea de asunto, no hay una manera sencilla de hacerlo. Si ha utilizado las reglas de Outlook, puede esperar que esta sea una opción, pero desafortunadamente no lo es.

Las opciones de acción en el Asistente de reglas.

Es posible utilizar reglas, pero debe crear más de una. Específicamente, una regla para aplicar una categoría a los correos electrónicos que desea en CCO y otra para reenviar automáticamente los correos electrónicos dentro de esa categoría a otra dirección. Esto no es lo mismo que un BCC, pero logra lo mismo.

La advertencia importante que mencionamos anteriormente es que muchas empresas impiden que su personal reenvíe correos electrónicos fuera de la empresa. Esto se debe a que las reglas de reenvío automático son un método común que utilizan los ciberdelincuentes para obtener datos de las empresas.

Cualquier empresa lo suficientemente grande como para tener su propio departamento de TI probablemente bloqueará el reenvío automático. También es probable que reciba una alerta cuando alguien configure una regla de reenvío automático.

Si su empresa bloquea el reenvío automático, tendrá que agregar el BCC manualmente si va a una dirección de correo electrónico externa. Sin embargo, si está reenviando a otro buzón de correo dentro de su empresa, o si su empresa no bloquea el reenvío automático, está listo para comenzar.

Con esa advertencia en mente, aquí se explica cómo configurar las dos reglas.

Regla 1: Aplicar una categoría

Asegúrese de estar en su Bandeja de entrada de Outlook y luego, mientras visualiza la pestaña "Inicio", haga clic en Reglas> Administrar reglas y alertas.

La opción Reglas> Administrar reglas y alertas.

En el panel "Reglas y alertas", haga clic en "Nueva regla".

El botón "Nueva regla".

Seleccione "Aplicar regla a los mensajes que envío" en el "Asistente de reglas" que aparece y luego haga clic en "Siguiente".

La "Aplicar regla a los mensajes que envío" en el Asistente para reglas.

A continuación, elige los correos electrónicos a los que desea aplicar automáticamente la categoría. Si desea clasificar todos los correos electrónicos, haga clic en "Siguiente". Se mostrará una advertencia; haga clic en "Sí".

El diálogo de confirmación de la regla.

Si solo desea categorizar mensajes específicos, tendrá que elegir de qué tipo. Hay una gran cantidad de condiciones para elegir, incluidas aquellas con ciertas palabras en la línea de asunto o en el cuerpo, aquellas con archivos adjuntos, etc.

Vamos a categorizar los correos electrónicos enviados a una persona específica, por lo que seleccionamos la opción "Enviado a personas o grupo público".

El "enviado a personas o grupo público" en el Asistente para reglas.

Hacemos clic en el enlace "Personas o grupo público" para elegir el destinatario.

El enlace "personas o grupo público".

Podemos seleccionar a la persona de nuestra libreta de direcciones o escribir la dirección de correo electrónico directamente en el campo "Para" y luego hacer clic en "Aceptar".

El campo en el que colocar la dirección de correo electrónico del destinatario.

Hacemos clic en "Siguiente".

El botón "Siguiente" en el Asistente para reglas.

En la página siguiente del asistente, seleccionamos "Asignarlo a la categoría Categoría".

La opción "asignar a la categoría de categoría" en el Asistente de reglas.

Luego hacemos clic en el enlace "Categoría" para asignar una categoría.

El enlace "categoría".

En la ventana "Categorías de color" que se abre, elegimos la categoría a la que queremos que se aplique. También puede hacer clic en "Nuevo" para crear uno nuevo y luego hacer clic en "Aceptar".

El panel "Categorías de color".

Para evitar el reenvío automático de los correos electrónicos incorrectos, considere la posibilidad de crear una categoría completamente nueva solo para esto.

La categoría del asistente cambiará a la que ha seleccionado. Haga clic en "Finalizar".

El botón "Finalizar" en el Asistente de reglas.

Haga clic en "Aceptar" en el cuadro de confirmación y se crea su primera regla.

El diálogo de confirmación de Reglas.

Regla 2: reenvío automático de correos electrónicos

Ahora debe configurar una regla que reenvíe automáticamente los correos electrónicos que tengan la categoría que eligió en la Regla 1.

Primero, haga clic en la carpeta de elementos "Enviados" para cambiar a ella. Este paso es esencial, de lo contrario, la regla solo se ejecutará en los correos electrónicos de su Bandeja de entrada.

En la pestaña "Inicio" en Outlook, haga clic en Reglas> Administrar reglas y alertas.

La opción Reglas> Administrar reglas y alertas.

Seleccione "Nueva regla".

El botón "Nueva regla".

En el "Asistente de reglas", haga clic en "Aplicar regla en los mensajes que reciba" y luego haga clic en "Siguiente".

La "Aplicar regla a los mensajes que recibo" en el Asistente de reglas.

En la siguiente página del asistente, seleccione "Asignado a categoría Categoría".

La opción "asignada a la categoría de categoría" en el Asistente de reglas.

Haga clic en el enlace "Categoría" para elegir la categoría a la que desea asignarla.

El enlace "categoría".

En la ventana "Categorías de color", elija la categoría que estableció en la Regla 1 y luego haga clic en "Aceptar".

El panel "Categorías de color".

La categoría en el asistente cambiará a la que seleccionó. Haga clic en Siguiente."

El botón "Siguiente" en el Asistente para reglas.

En la página siguiente, seleccione "Reenviar a personas o grupo público".

La opción "reenviarlo a personas o grupo público" en el Asistente para reglas.

Haga clic en el enlace "Personas o grupo público" para elegir un destinatario.

El enlace "personas o grupo público".

Puede seleccionar la dirección a la que desea reenviar los correos electrónicos desde su libreta de direcciones o escribirla en el campo "Para". Luego, haga clic en "Aceptar".

El campo en el que colocar la dirección de correo electrónico a la que desea que se reenvíen los correos electrónicos.

Haga clic en "Siguiente" dos veces para llegar a la página final del asistente. Asigne un nombre a su regla, asegúrese de que se aplique a la carpeta "Elementos enviados" y luego haga clic en "Finalizar".

La última página del Asistente de reglas.

¡Tus reglas ya están creadas! Siempre que envíe un correo electrónico a la persona que especificó, se agregará una categoría al correo electrónico (Regla 1). Una vez que el correo electrónico llegue a la carpeta "Elementos enviados", se reenviará automáticamente a la dirección que especificó en la Regla 2.

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