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martes, 4 de agosto de 2020

Cómo usar Microsoft Planner en equipos

Logotipo de Microsoft Planner
Si usa Microsoft Teams para comunicarse y colaborar con sus compañeros de trabajo, es muy probable que su equipo también use Planner para administrar el trabajo. Te mostramos cómo usar Planner en Teams y ver tus tareas junto al chat de tu equipo.
Microsoft ve a Teams como un "panel de vidrio único" a través del cual puede ver todo su trabajo en un solo lugar. La compañía ha agregado integraciones con otras aplicaciones de Office 365 (O365), como Word, Excel, Forms , Sway y otras, así como una gran cantidad de aplicaciones de terceros.
Una de las aplicaciones que puede integrar es Planner , la aplicación de tareas de Microsoft. Hemos cubierto Planner en  detalle  antes. Es un administrador de tareas sólido con algunos toques agradables y una estrecha integración con otras aplicaciones de O365, como  Outlook . Planner está bien para usarlo por su cuenta, pero realmente cobra vida cuando un equipo de personas lo usa para mover tareas entre cubos, cesionarios y fechas.
Si usa Microsoft Teams para la colaboración y Planner para la administración de tareas, es obvio vincularlos para que pueda ver sus planes en Teams. También puede agregar nuevos planes o mostrar los existentes, y ver todos sus planes y tareas en un solo lugar. Incluso puede abrir su plan en la aplicación Planificador para realizar tareas administrativas que no puede hacer en Teams.
La aplicación cliente ofrece la mejor experiencia de Teams, por lo que la utilizaremos en lugar de la aplicación web.

Cómo agregar un nuevo plan a su equipo

Teams utiliza el concepto de pestañas, al igual que un navegador. Para agregar un nuevo plan a su equipo, seleccione el canal al que desea agregar el plan. Haga clic en el signo más (+) a la derecha de las pestañas.
Haga clic en el signo más (+).
En la ventana "Agregar una pestaña", haga clic en el mosaico "Planificador".
La ventana "Agregar una pestaña" con la opción Planificador resaltada.
En la ventana del Planificador, seleccione el botón de opción junto a "Crear un nuevo plan" y luego escriba un nombre para su Plan. Seleccione la casilla de verificación junto a "Publicar en el canal Acerca de esta pestaña" si desea informar a su equipo que ha creado un nuevo plan, y luego haga clic en "Guardar".
La ventana que te permite crear un nuevo plan.
Su plan está creado y ahora está visible en la nueva pestaña.
La nueva pestaña en su equipo, que muestra el plan recién creado.
Estás en marcha! Puede comenzar a crear y asignar tareas tal como lo haría en Planner.

Cómo agregar un plan existente a su equipo

Agregar un plan existente es ligeramente diferente. Cuando crea un nuevo plan, ya sea directamente a través de Planner o en un grupo de Microsoft 365 / Office 365 (M365 / O365), tiene permisos específicos. Quién puede ver y editar el plan será diferente en su equipo, por lo que no puede agregar ese plan directamente a su equipo.
Incluso si su equipo y su plan tienen permisos idénticos en este momento, estos se controlan en diferentes lugares. Darle permiso a alguien para un plan significa darle permiso a todo el grupo M365 / O365 en el que se creó. Los equipos no pueden integrar su plan en esta situación porque no puede estar seguro de qué permisos permitir cuando alguien nuevo se agrega al Equipo.
Sin embargo, hay otra forma de integrar un plan: puede usar un enlace.
Abra el plan que desea integrar con Teams. Haga clic en los puntos suspensivos (...) En la parte superior del plan y luego seleccione "Copiar enlace al plan".
La opción "Copiar enlace al plan" en el menú Planificador.
Verá un pequeño banner en la parte inferior izquierda que le indica que el enlace se ha copiado en el portapapeles de su computadora.
La notificación de que se ha copiado el enlace al plan.
Ahora, abra Equipos y haga clic en el signo más (+) a la derecha de las pestañas.
El signo más en las pestañas del equipo.
En la ventana "Agregar una pestaña", haga clic en el mosaico "Sitio web".
La ventana "Agregar una pestaña" con la opción Sitio web resaltada.
Asigne un nombre a la pestaña, pegue la URL que copió de Planner y luego haga clic en "Guardar".
Las ventanas que le permiten agregar un enlace.
Esto agrega su plan al equipo. Es posible que deba iniciar sesión en O365 la primera vez que haga esto, pero no tendrá que iniciar sesión cada vez que vaya a la pestaña.
La nueva pestaña que muestra el plan incrustado.
A diferencia de agregar un nuevo Plan, esta es la página web real del Planificador para el plan, integrada en Teams. Puede hacer lo mismo en esta página que puede hacer en Planner.
Si alguien de su equipo inicia sesión en O365 pero no puede ver el plan, normalmente es porque no se le ha dado permiso. Tendrá que ir a Planner y otorgarle esa membresía al grupo.

Ver todos los planes y tareas en equipos

Tener múltiples planes puede ser útil, pero también puede ser tedioso cambiar de una pestaña a otra para ver todas sus tareas. Afortunadamente, Teams tiene una aplicación que puede ayudar con eso.
Haga clic en los puntos suspensivos (...) En la barra lateral. En la ventana que se abre, haga clic en "Planificador".
Los 3 puntos en la barra lateral, con la opción Planificador resaltada.
Se agrega un botón Planificador a la barra lateral, que muestra sus tareas de todos los planes a los que tiene acceso.
La vista Planificador que muestra todas las tareas asignadas al usuario.
Esto no solo mostrará las tareas de los planes integrados con Teams, sino que mostrará las de cualquier plan desde el que se le hayan asignado tareas.
Sin embargo, una vez que hace clic en un botón diferente en la barra lateral, el botón Planificador desaparece. Para anclarlo, simplemente haga clic derecho en el botón Planificador y seleccione "Anclar".
La opción "Anclar" en el menú contextual.
El botón Planificador ahora permanecerá visible en la barra lateral.

Cosas que no puedes hacer en equipos que puedes hacer en Planner

Si ha agregado su plan utilizando un enlace de uno existente, puede hacer todo lo que puede hacer en Planner. Esto se debe a que está viendo su plan real incrustado en una página web.
RELACIONADO: Cómo cambiar el logotipo de un plan en Microsoft Planner
Si creó su plan directamente en Teams, puede hacer casi todo lo que puede hacer en Planner en Planner. Puede crear, asignar o editar tareas, ver información analítica en la pestaña Gráficos, ver la vista de calendario en la pestaña Programación, etc.
Sin embargo, para completar las siguientes tareas, deberá ir a la aplicación Planner:
  • Agregar un plan como favorito
  • Eliminar un plan
  • Copia un plan completo
  • Publique su plan para mostrarlo en Outlook
Para abrir Planner de Teams, haga clic en el ícono Globe en la parte superior derecha de una pestaña con un plan.
El enlace a la aplicación Planner, que se muestra como un globo en la barra de herramientas.

Los equipos y el planificador van de la mano si trabajas en grupo. Es obvio que Microsoft se ha esforzado por integrar estas aplicaciones y simplificar el proceso. Por lo tanto, ahórrese algunos clics y mantenga su trabajo en un solo lugar agregando su plan a su equipo.

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