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lunes, 10 de agosto de 2020

Cómo sincronizar hojas de cálculo de Microsoft Excel

 Logotipo de Excel sobre un fondo gris

Puede sincronizar hojas de cálculo de Microsoft Excel para asegurarse de que los cambios en una se reflejen automáticamente en otra. Es posible crear vínculos entre diferentes hojas de trabajo, así como libros de Excel separados. Veamos tres formas de hacer esto.

Sincronizar hojas de cálculo de Excel con la función Pegar enlace

La funcionalidad Pegar enlace en Excel proporciona una forma sencilla de sincronizar hojas de cálculo de Excel. En este ejemplo, queremos crear una hoja de resumen de los totales de ventas de varias hojas de trabajo diferentes.

Comience abriendo su hoja de cálculo de Excel, haga clic en la celda a la que desea vincular y luego seleccione el botón "Copiar" en la pestaña "Inicio".

Copiar los datos de origen

Seleccione la celda desde la que está vinculando, haga clic en la flecha de lista "Pegar" y luego seleccione "Pegar vínculo".

Sincronizar hojas de cálculo con Pegar enlace

La dirección con la que está sincronizada la celda se muestra en la barra de fórmulas. Contiene el nombre de la hoja seguido de la dirección de la celda.

Enlace a los datos de origen en la barra de fórmulas

Sincronizar hojas de cálculo de Excel mediante una fórmula

Otro enfoque es crear la fórmula nosotros mismos sin usar el botón Pegar enlace.

Sincronizar celdas en diferentes hojas de trabajo

Primero, haga clic en la celda desde la que está creando el enlace y escriba "=".

Creando un enlace de celda

A continuación, seleccione la hoja que contiene la celda a la que desea vincular. La referencia de la hoja se muestra en la barra de fórmulas.

Referencia de hoja en la barra de fórmulas.

Finalmente, haga clic en la celda a la que desea vincularse. La fórmula completa se muestra en la barra de fórmulas. Presione la tecla "Enter".

Fórmula de Excel para sincronizar celdas

Sincronizar celdas en libros de trabajo separados

También puede vincular a una celda en la hoja de un libro de trabajo diferente por completo. Para hacer esto, primero debe asegurarse de que el otro libro de trabajo esté abierto antes de comenzar la fórmula.

Haga clic en la celda desde la que desea vincular y escriba "=". Cambie al otro libro de trabajo, seleccione la hoja y luego haga clic en la celda para vincularla. El nombre del libro de trabajo precede al nombre de la hoja en la barra de fórmulas.

Enlace a otro libro de Excel

Si el libro de Excel al que ha vinculado está cerrado, la fórmula mostrará la ruta completa al archivo.

Ruta de archivo completa al libro cerrado

Y cuando se abra el libro de trabajo que contiene el enlace a otro libro de trabajo, probablemente recibirá un mensaje para habilitar la actualización de los enlaces. Esto depende de su configuración de seguridad.

Haga clic en "Habilitar contenido" para asegurarse de que las actualizaciones en el otro libro se reflejen automáticamente en el actual.

Habilitar contenido para actualizar enlaces

Sincronizar hojas de cálculo de Excel mediante una función de búsqueda

Los métodos anteriores para sincronizar dos hojas o libros de trabajo utilizan enlaces a una celda específica. A veces, esto puede no ser lo suficientemente bueno porque el vínculo devolverá el valor incorrecto si los datos se ordenan y se mueven a una celda diferente. En estos escenarios, usar una función de búsqueda es un buen enfoque.

Existen numerosas funciones de búsqueda, pero la más utilizada es BUSCARV , así que usémosla .

En este ejemplo, tenemos una lista simple de datos de empleados.

Lista de datos de empleados

En otra hoja de trabajo, estamos almacenando datos de capacitación sobre los empleados. Queremos buscar y devolver la edad de los empleados para su análisis.

Esta función requiere cuatro piezas de información: qué buscar, dónde buscar, el número de columna con el valor a devolver y qué tipo de búsqueda necesita.

Se utilizó la siguiente fórmula VLOOKUP.

= BUSCARV (A2, ¡Empleados! A: D, 4, FALSO)

Función VLOOKUP para vincular a datos en otra hoja de trabajo

A2 contiene el ID de empleado que debe buscar en la hoja Empleados en el rango A: D. La columna 4 de ese rango contiene la edad para regresar. Y False especifica una búsqueda exacta en la identificación.

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